« Les conseils sont mieux rémunérés »

Il y a quelques semaines, Rudi Mattheus d'AXIS Finance a envoyé un message sur LinkedIn à Danny De Pourcq, sales director Xerius, lui demandant s'il n'était pas intéressé par la visite d'un cabinet comptable entièrement numérisé. Bien sûr que cela lui intéressait. Par le biais de ce canal, nous aimons partager les meilleures pratiques des comptables et des experts-comptables afin de préparer l'ensemble du secteur comptable à l'avenir. En matière de numérisation, on peut dire que Rudi Mattheus est un véritable pionnier.


« Il y a presque 20 ans, nous avons remis en question notre méthode de travail pour la première fois », explique Rudi. « Travailler le week-end en période de pointe, surtout pour traiter toutes les factures, était assez fréquent. Ce n'est pas comme si nous avions suivi 40 heures de formation par an pour cela, n'est-ce pas ? Deux possibilités s'offraient à nous, soit nous continuions à faire du sur place, soit nous allions nous tuer à la tâche. Ce n'était vraiment plus drôle. À ce moment-là, nous avons décidé de passer à un modèle d'affaires différent. »


Qu'avez-vous changé ?
« En 2002, nous nous sommes demandé si la saisie des factures pouvait se faire ailleurs. Quand Octopus nous a présenté un nouveau logiciel de comptabilité en ligne à cette époque, nous avons immédiatement compris que nous pourrions aussi travailler à distance. 

Au final, nous avons noué des contacts avec un bureau de réviseurs d'entreprises à New Delhi (Inde) avec lequel nous avons collaboré. Au départ, la collaboration ne s'est pas faite sans mal. Il y a, bien sûr, la différence de langue, mais aussi le fait qu'ils ont dû s'adapter à nos délais. Pour comprendre les factures de nos clients, ils ont même suivi une formation de base en néerlandais. 

Nous avons probablement été le premier bureau à déménager avec tous ses clients vers le Cloud. Là où tout le monde parle maintenant de conseils, nous le faisions déjà en 2005. Nous avons eu l'occasion de libérer plus de temps pour nos clients. Ainsi, nous avons également pu attirer des profils ayant une formation supérieure. »

Quels conseils donniez-vous ?
« J'ai moi-même commencé en 1989, donc la clientèle vieillit aussi. Nous avons plus de questions sur les successions et les cessions d'entreprises. En 2012, nous avons commencé la deuxième opération, la diversification de l'offre. Par exemple, nous avons commencé à acquérir de nouvelles connaissances et à examiner de plus près le dirigeant de l'entreprise. 

J'ai moi-même suivi une formation approfondie sur la planification patrimoniale et successorale. Nous avons créé à cet effet une unité commerciale distincte, AXIS Finance Personal. En nous spécialisant dans la planification familiale, nous avons également développé une expertise particulière dans les personnes vulnérables. Nous avons même mis en place une fondation dans ce cadre, avec le soutien de la Fondation Roi Baudouin. »

De nos jours, il existe de très bons logiciels qui soutiennent la fonction de conseil. Les utilisez-vous aussi ?
En effet, comme nous l'avons déjà mentionné, nous nous sommes d'abord diversifiés dans l'offre, mais aussi en profondeur. Il y a quelques années, Fid-Manager a commercialisé un système de gestion pour les bureaux comptables et d'experts-comptables. Ce logiciel correspondait parfaitement au logiciel Cloud d'Octopus. 

Nous travaillons également avec Silverfin. Et nous utilisons Time4Value, une plate-forme développée par nos soins pour convertir les PDF en UBL, ce qui garantit une comptabilité correcte. Cette plate-forme nous fait gagner beaucoup de temps. 

Nous utilisons également Connective pour la signature numérique et Vectera pour organiser des réunions en ligne fructueuses avec nos clients. Tout se fait numériquement. Nous, les comptables, nous nous concentrons trop sur le verre à moitié vide. Il ne faut pas uniquement s'intéresser au coût du logiciel, mais aux bénéfices qu'on en retire. » 

Entre-temps, Steven Fuller d'Alternatief BV a également rejoint nos partenaires. Dès le mois prochain, nous commercialiserons Sales2Cash.

Vous avez même développé votre propre application, Sales2Cash. Pourquoi ?
« Les flux de trésorerie sont un problème pour de nombreuses entreprises. La plupart de ces problèmes sont causés par des retards de paiement. Les entrepreneurs n'ont pas ou trop peu de temps pour y donner suite. 

Je le sais par expérience, car dans notre propre bureau comptable, c'était exactement la même chose. Nous pensions avoir de bons clients, mais seuls 30% payaient à l'échéance. Les autres payaient aussi, mais plus tard. 

En 2015, nous avons commencé à travailler avec une équipe de programmation tchèque. Après deux ans, nous avons conclu que l'idée était bonne, mais que l'interface pouvait être améliorée. C'est pourquoi nous sommes partis de zéro avec notre propre équipe de programmation et avons également impliqué des spécialistes en IA et UX. Afin de ne pas avoir à réinventer l'eau chaude, nous avons également travaillé avec différentes sociétés Fintech telles que TWIKEY et POM, qui avaient déjà développé une pièce du puzzle. 

Nous utilisons nous-mêmes ce logiciel depuis mai de l'année dernière et nous avons pu améliorer notre score de paiement à l'échéance de 30 à 76%. Il y a un énorme savoir-faire derrière le programme alors que l'interface semble très simple. Grâce à la coopération avec un acteur établi tel que Graydon, nous pouvons, grâce à ses outils d'analyse, éviter que d'autres mauvais payeurs ne se retrouvent dans notre portefeuille clients. »

En parlant de factures, comment le client les remet-il aujourd'hui ?
« Actuellement, les factures d'achat sont scannées par le client. De nombreux clients nous demandent dès lors si nous pouvons accorder des réductions. Ce n'est pas une question facile, car par nature nous ne sommes pas des vendeurs. Si nous expliquons clairement que nous nous sommes fortement numérisés et que cela a également un prix, alors la plupart des clients suivent ce principe. 

Toutes les factures UBL de nos clients sont correctes à 100%, car elles sont corrigées en Inde. Le logiciel OCR utilisé aujourd'hui réalise un score maximum de 80 à 85%. L'expérience montre que vous continuez à tout vérifier manuellement, ce qui signifie que vous ne gagnez pas de temps en fin de compte. L'avantage est que notre bureau dispose toujours d'un aperçu actualisé de tous les clients.

Quels sont les avantages de la numérisation ?
« Les périodes de pointe du travail de saisie ont été éliminées par la plate-forme Time4Value. Fini les heures supplémentaires et le travail du week-end. Tout le monde s'arrête ici entre 16 h et 16 h 30. Enfin, dernier avantage et non des moindres, les conseils sont mieux rémunérés. Si demain je donne un conseil qui rapporte 10.000 euros, le client le paiera avec le sourire. Si je fais payer 250 euros pour une déclaration de TVA, il le sera moins. Grâce aux conseils, je suis le bienvenu. » 

Et le client est-il prêt à payer pour ces conseils ? 
« Il existe deux types de clients. Ceux qui ne sont pas du tout intéressés par les conseils et ceux qui en perçoivent la valeur ajoutée. Nous leur rendons régulièrement visite. Pour de nombreuses entreprises étrangères, nous sommes également le comptable interne. Nous nous occupons de tous les paiements et nous nous assurons que cette entreprise est légalement en règle. Une telle confiance était auparavant inexistante. »

Votre bureau investit beaucoup dans les formations spécialisées de ses collaborateurs. Partagez-vous également cette expertise avec d'autres bureaux comptables ou d'experts-comptables ?
« En fait, nous ne collaborons pas avec d'autres bureaux, mais nous travaillons avec de nombreuses autres parties externes. Par exemple, les comptables et les experts-comptables ne transmettent pas facilement les dossiers de succession. Je ne suis pas un notaire, mais un confrère pour eux. Ce sont des informations très sensibles. 

Nous devrions en effet être en mesure de coopérer davantage. J'aimerais inviter mes collègues à venir voir comment nous travaillons. Il est peut-être intéressant de savoir que, par l'intermédiaire de notre filiale Alternatief BV, nous proposons également notre plate-forme Time4Value à nos collègues. Nous garantissons ainsi une comptabilité TVA infaillible dans leur logiciel Octopus, lié à un UBL. 

Par la suite, Exact Online et d'autres logiciels viendront s'y ajouter. À propos de ces formations spécialisées, l'année dernière, nous avons fait suivre une formation graphique à l'un de nos collaborateurs fiscaux. L'utilisation des réseaux sociaux et du contenu que nous apportons est de plus en plus importante à l'heure actuelle. Nous ne voulons pas passer à côté de cette évolution. »

Time4Value a-t-il trouvé sa place dans d'autres bureaux ?
« Lorsque nous le proposons à nos collègues et leur expliquons que cela peut leur faire gagner beaucoup de temps, nous recevons des réactions très étranges : "Qu'est-ce que je suis censé faire de ce temps libre ? Conseiller ? Quels conseils ? Ne le faisons-nous pas déjà ?" 

Nous nous sommes rendu compte que ce n'est pas la numérisation de l'activité comptable qui est la préoccupation principale des professionnels du chiffre, mais plutôt que beaucoup devront quitter leur zone de confort. C'est pourquoi nous avons mis sur pied le programme "Challenger". Son objectif est de guider nos collègues d'une zone de confort à l'autre. Nous leur donnons des idées sur la façon dont ils peuvent donner des conseils et sur ce qu'ils peuvent faire, y compris les outils dont ils ont besoin pour le faire. Et sachant que nous n'avons pas la science infuse, nous espérons également pouvoir apprendre d'eux durant ces sessions. 

Nous devons oser nous lancer des défis et collaborer. Et surtout arrêter ces pratiques désuètes de se voler les clients. Sinon, dans 5 à 10 ans, nous n'aurons plus aucune raison d'être. »