« Si un client paie des cacahuètes, il n'aura que des singes », a dit un jour le célèbre publicitaire David Ogilvy. Cette formule célèbre s'applique également à vos clients. Si, en tant qu'indépendant, vous fournissez un excellent service ou produit, vous avez droit à un paiement correct en retour. Pour y parvenir, vous devrez passer par une facture bien établie.
Vous envoyez la facture lorsque le travail est terminé. En compensation du sang, de la sueur et des larmes que vous avez versés pour votre client.
Le fait d'envoyer une facture (et donc de gagner de l'argent) résulte souvent d'une excellente offre. Consacrez donc suffisamment de temps à ces propositions commerciales pour votre client potentiel. Découvrez ici tous les trucs et astuces pour une bonne offre.
C'est toujours le cas lorsque vous travaillez pour des assujettis TVA, tels que les sociétés, les indépendants, les organisations à but non lucratif et les institutions publiques. Vous travaillez pour des personnes physiques ? Par exemple, vous vendez des vêtements pour bébés à des particuliers dans une boutique en ligne ? Dans ce cas, une facture n'est pas nécessaire. Bien qu'il existe des exceptions à cette règle, telles que la vente et la réparation de voitures ou de pièces de voitures, les services de déménagement ou de garde-meubles, les travaux sur les bâtiments et leur vente.
La règle est simple : dès que possible après la livraison de votre produit ou service. Souvent, vous avez beaucoup de frais au début de chaque mois. Par conséquent, il est bon d'avoir de l'argent à cet effet.
La date limite d'envoi de votre facture est le 15e jour du mois suivant la livraison de votre produit ou service. Un conseil : réservez une journée par mois – de préférence la première semaine - pour faire le point sur votre administration.
La TVA a également ses propres périodicités. Ce montant est payable dans le mois ou le trimestre au cours duquel vous avez livré votre produit ou service. Par conséquent, vous devrez la payer au cours de ce mois ou de ce trimestre. Cela se fait par le biais de votre déclaration TVA – votre comptable est au courant de tout. La TVA sur une facture acompte est due le mois ou le trimestre au cours duquel votre client a payé l'acompte. Vous n'êtes pas en mesure d'établir les factures ? Vous payez la TVA en retard ? Dans ce cas, vous l'aurez deviné, l'État impose des amendes et des intérêts de retard.
Voici un exemple pour plus de précision.
Vous envoyez la facture à un autre indépendant ou à une autre entreprise ? Ils disposent d'un délai de 30 jours à compter de la date de réception de la facture. Bien sûr, vous pouvez convenir d'un autre délai. Un conseil : mettez cela sur papier, comme tout bon arrangement.
Pour les factures destinées aux particuliers, il n'y a pas de délai fixe. La loi parle d'un délai raisonnable, qui dans la pratique s'élève d'une à deux semaines. Ici aussi, un conseil gratuit : fixez vous-même un délai de paiement raisonnable dans vos conditions générales. Ainsi, vous éviterez les malentendus et les abus.
Conformément à la loi, les offres sont établies « dans le cadre » des conditions générales. Le contenu de vos conditions générales est donc déterminant. L'acceptation d'une offre, explicitement en la signant, implicitement en faisant exécuter les travaux, signifie toujours que le client accepte vos conditions générales.
N'appliquez pas la TVA sur vos factures à l'étranger.
Facile, pensez-vous. Malheureusement, le micmac ne diminue pas. Parce qu'il existe des règles différentes pour les biens ou les services, à l'intérieur ou à l'extérieur de l'UE, pour les particuliers ou les sociétés. Heureusement, Xerius vous explique tout cela clairement.
Vous faites votre toute première facture pour votre tout premier client ? Et vous ne savez pas exactement par où commencer ? Votre comptable ou expert-comptable se fera un plaisir de vous consiller. Nous pouvons déjà vous donner un conseil : vous ne devez pas forcément commencer par le numéro de suivi 1. De cette façon, votre client ne remarquera pas qu'il est le premier.
Évidences :
N'oubliez surtout pas non plus :
Pas obligatoire, mais fortement recommandé :
Un exemple clarifie
Vous n'y voyez plus très clair ? Et vous ne savez pas exactement par où commencer ? Votre comptable ou expert-comptable se fera un plaisir de vous conseiller. Ou vous utilisez ce template comme base pour l’établissement de votre facture.
Rédiger votre facture est essentiellement un jeu d'enfant. La source de confusion s'appelle la taxe sur la valeur ajoutée, TVA en abrégé. D'abord et avant tout, vous devez savoir le taux qui s'applique à votre situation. Sont-ce les 21 % habituels ? Ou relevez-vous d'exceptions comme 12 %, 6 %, voire 0 % ?
Important : sur votre facture, indiquez toujours les montants hors TVA.C'est le prix que vous facturez au client. Vous mentionnez ensuite le taux de TVA et le montant de la TVA en dessous. Comme dans cet exemple :
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Description |
Montant |
|---|---|
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Installation d'Internet au bureau hors TVA |
1.000 € |
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TVA 21 %
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210 €
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Total TVA incluse
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1.210 €
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Également très important : vous avez fourni certains biens ou services gratuitement ? Dans ce cas, mieux vaut ne pas le mentionner sur la facture. Sinon, vous devrez peut-être payer la TVA vous-même.
Votre chiffre d'affaires annuel est inférieur à 25.000 euros ? Dans ce cas, vous pouvez vous faciliter la vie en optant pour l'exonération de la franchise de TVA. Comme son nom l'indique, vous pouvez alors établir vos factures sans compter la TVA. Et vous mentionnez la célèbre formulation « régime de franchise de la taxe pour les petites entreprises ».
Attention : cette option n'est pas toujours judicieuse. Par exemple, vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur les frais professionnels que vous engagez vous-même. Dès lors, assurez-vous de ne pas vous tirer une balle dans le pied en lisant davantage à propos de la franchise de TVA.
Vous oubliez une mention obligatoire sur votre facture ? Dans ce cas, l'État impose une amende administrative:
Au lieu de ces amendes, l'État peut également imposer une amende proportionnelle si votre facture contient une erreur dans :
Cette amende s'élève alors à un maximum de 200 % de la TVA due.
Une facture erronée est compensée par une note de crédit. Vous pouvez y ajouter une nouvelle facture, correcte cette fois-ci.
Vous voulez être certain d’avoir pensé à tout lorsque vous vous lancez en tant qu’indépendant ? N’hésitez pas à vous rendre sur la page récapitulative. Vous y trouverez un scénario pratique pour un départ serein.
Facture modèle (la facture la plus courante)
Facture commerciale
Facture périodique ou facture intermédiaire
Feuille de présence
Facturation basée sur l'enregistrement du temps
Facture récurrente
La facture acompte
La facture pro forma
Facturation basée sur la valeur
Facturation sur la base d'un prix fixe
C'est naturellement le moyen le plus simple d'éviter les factures impayées. Toutefois, le paiement à l'avance est difficile lorsque vous fournissez des services, car vous ne connaissez souvent le total de la facture qu'une fois le travail terminé. Dans ce cas, vous pouvez envoyer des factures intermédiaires ou travailler avec des acomptes. Ou peut-être que votre client cédera à une petite remise en cas de préfinancement. Dans ce cas, incluez les conditions exactes de réduction dans vos conditions générales.
Dans vos conditions générales, outre la date d’expiration de la facture, indiquez ce qui attend le client en cas de défaut de paiement : comme les intérêts de retard et les frais de mise en demeure.
Envoyez régulièrement un aperçu des heures que vous avez effectuées. Dans ce cas, qui ne dit mot consent : si le client ne conteste pas vos chiffres, vous pouvez considérer qu'il est d'accord. Pour être tout à fait sûr, vous pouvez même lui faire signer l'aperçu.
Avant de commencer, vérifiez la situation financière de votre client. Vous pouvez consulter gratuitement son bilan annuel auprès de la Centrale des bilans de la Banque nationale. De cette façon, vous pourrez savoir s'il a les moyens de payer votre facture.
Envoyez d'abord un rappel de paiement amical. Dans un courrier poli, un e-mail ou même WhatsApp, vous demandez le paiement de la facture. Ne détériorez pas la relation en brandissant des menaces ou en faisant appel à des avocats. Peut-être que votre facture s'est simplement retrouvée sur le mauvais bureau.
Il peut parfois être judicieux de proposer un plan de remboursement dans votre mise en demeure. Ainsi, vous percevrez votre argent petit à petit. Ici aussi, optez pour la sécurité et assurez-vous de pouvoir réclamer le total si le client ne respecte pas le plan.
Tous vos efforts sont une perte de temps ? Dans ce cas, vous pouvez envisager d'envoyer une deuxième mise en demeure. Toutefois, la loi ne l'exige pas. De plus, vous envoyez un signal faible, parce que vous n'agissez pas. Cela a certainement plus d'effet d'envoyer la cavalerie : un avocat ou une société de recouvrement.
Si la main salvatrice ne donne rien, vous pouvez encore utiliser une autre arme redoutable : une procédure devant le Tribunal d'entreprise qui est mentionné dans vos conditions générales. La balance de Dame Justice penche en votre faveur ? Dans ce cas, par ce jugement, un huissier de justice obligera le client à payer, si nécessaire en saisissant ses biens.
