Établir des factures ? Voici comment procéder !

Au fond, qu'est-ce qu'une facture ?

Vous envoyez la facture lorsque le travail est terminé. En compensation du sang, de la sueur et des larmes que vous avez versés pour votre client.

Le fait d'envoyer une facture (et donc de gagner de l'argent) résulte souvent d'une excellente offre. Consacrez donc suffisamment de temps à ces propositions commerciales pour votre client potentiel. Découvrez ici tous les trucs et astuces pour une bonne offre.

Quand faut-il établir une facture ?

C'est toujours le cas lorsque vous travaillez pour des assujettis TVA, tels que les sociétés, les indépendants, les organisations à but non lucratif et les institutions publiques. Vous travaillez pour des personnes physiques ? Par exemple, vous vendez des vêtements pour bébés à des particuliers dans une boutique en ligne ? Dans ce cas, une facture n'est pas nécessaire. Bien qu'il existe des exceptions à cette règle, telles que la vente et la réparation de voitures ou de pièces de voitures, les services de déménagement ou de garde-meubles, les travaux sur les bâtiments et leur vente.

Quand votre facture doit-elle être envoyée ?

La règle est simple : dès que possible après la livraison de votre produit ou service. Souvent, vous avez beaucoup de frais au début de chaque mois. Par conséquent, il est bon d'avoir de l'argent à cet effet.

La date limite d'envoi de votre facture est le 15e jour du mois suivant la livraison de votre produit ou service. Un conseil : réservez une journée par mois – de préférence la première semaine - pour faire le point sur votre administration.

La TVA a également ses propres périodicités. Ce montant est payable dans le mois ou le trimestre au cours duquel vous avez livré votre produit ou service. Par conséquent, vous devrez la payer au cours de ce mois ou de ce trimestre. Cela se fait par le biais de votre déclaration TVA – votre comptable est au courant de tout. La TVA sur une facture acompte est due le mois ou le trimestre au cours duquel votre client a payé l'acompte. Vous n'êtes pas en mesure d'établir les factures ? Vous payez la TVA en retard ? Dans ce cas, vous l'aurez deviné, l'État impose des amendes et des intérêts de retard.

Voici un exemple pour plus de précision.

• Imaginons, le 25 mars, vous peignez la façade de votre client.
• Vous avez jusqu'au 15 avril pour envoyer votre facture.
• Vous reprenez la TVA dans la déclaration du troisième mois (si vous travaillez avec des déclarations mensuelles) ou du premier trimestre (dans le cas des déclarations trimestrielles).
• Vous avez envoyé une facture acompte début mars, que le client a payée le 20 mars ? Dans ce cas, vous payez la TVA au cours du troisième mois ou du premier trimestre. Le client a payé début avril ? Alors, vous incluez la TVA dans la déclaration du quatrième mois ou du deuxième trimestre.

De combien de temps votre client dispose-t-il pour payer ?

Vous envoyez la facture à un autre indépendant ou à une autre entreprise ? Ils disposent d'un délai de 30 jours à compter de la date de réception de la facture. Bien sûr, vous pouvez convenir d'un autre délai. Un conseil : mettez cela sur papier, comme tout bon arrangement.

Pour les factures destinées aux particuliers, il n'y a pas de délai fixe. La loi parle d'un délai raisonnable, qui dans la pratique s'élève d'une à deux semaines. Ici aussi, un conseil gratuit : fixez vous-même un délai de paiement raisonnable dans vos conditions générales. Ainsi, vous éviterez les malentendus et les abus.

Votre facture peut-elle différer de votre offre ?

Conformément à la loi, les offres sont établies « dans le cadre » des conditions générales. Le contenu de vos conditions générales est donc déterminant. L'acceptation d'une offre, explicitement en la signant, implicitement en faisant exécuter les travaux, signifie toujours que le client accepte vos conditions générales.

Que contient une facture correcte ? Voici un exemple.

Vous faites votre toute première facture pour votre tout premier client ? Et vous ne savez pas exactement par où commencer ? Votre comptable ou expert-comptable se fera un plaisir de vous consiller. Nous pouvons déjà vous donner un conseil : vous ne devez pas forcément commencer par le numéro de suivi 1. De cette façon, votre client ne remarquera pas qu'il est le premier.

Évidences :

• votre nom d'entreprise
• votre forme juridique (dans le cas d’une société)
• l'adresse de votre société
• votre numéro de compte bancaire
• votre numéro de TVA

N'oubliez surtout pas non plus :

• les données du client : nom officiel, adresse et numéro de TVA
• la date de facturation et de livraison du service ou du produit
• le numéro de suivi : les numéros de vos factures doivent être ininterrompus description de chaque service
• prix unitaire : à l'heure, à la pièce, au mètre...
• eenheidsprijs: per uur, per stuk, per meter,...
• ce que l'on appelle la « base d'imposition » : le total hors TVA
• le taux de TVA – selon votre activité, il est de 6 %, 12 % ou 21 % – et le montant total de la TVA.
• le total : base d'imposition + TVA
• l'arrondissement judiciaire dont relève votre entreprise. Vous avez une société ? Mentionnez alors le tribunal de commerce de votre région.
• les réductions éventuelles sont déduites du montant total, hors TVA.

Pas obligatoire, mais fortement recommandé :

• vos conditions générales de vente
• une date d'expiration, dans la phrase « veuillez payer pour le JJ/MM/AAAA ».
• un remerciement sympathique, comme « Merci de votre confiance, c'était agréable de travailler pour vous. » Toujours bon à prendre : une demande à suivre votre entreprise sur les réseaux sociaux. Ou optez pour le classique « Vous êtes satisfait ? Passez le mot. Si vous n'êtes pas satisfait, dites-le-moi. »

Un exemple clarifie

Vous n'y voyez plus très clair ? Et vous ne savez pas exactement par où commencer ? Votre comptable ou expert-comptable se fera un plaisir de vous conseiller. Ou vous utilisez ce template comme base pour l’établissement de votre facture.

Une donnée cruciale : la TVA sur votre facture

Rédiger votre facture est essentiellement un jeu d'enfant. La source de confusion s'appelle la taxe sur la valeur ajoutée, TVA en abrégé. D'abord et avant tout, vous devez savoir le taux qui s'applique à votre situation. Sont-ce les 21 % habituels ? Ou relevez-vous d'exceptions comme 12 %, 6 %, voire 0 % ?

Important : sur votre facture, indiquez toujours les montants hors TVA.C'est le prix que vous facturez au client. Vous mentionnez ensuite le taux de TVA et le montant de la TVA en dessous. Comme dans cet exemple :

Également très important : vous avez fourni certains biens ou services gratuitement ? Dans ce cas, mieux vaut ne pas le mentionner sur la facture. Sinon, vous devrez peut-être payer la TVA vous-même.

Comment gérer le régime de la franchise ?

Votre chiffre d'affaires annuel est inférieur à 25.000 euros ? Dans ce cas, vous pouvez vous faciliter la vie en optant pour l'exonération de la franchise de TVA. Comme son nom l'indique, vous pouvez alors établir vos factures sans compter la TVA. Et vous mentionnez la célèbre formulation « régime de franchise de la taxe pour les petites entreprises ».

Attention : cette option n'est pas toujours judicieuse. Par exemple, vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur les frais professionnels que vous engagez vous-même. Dès lors, assurez-vous de ne pas vous tirer une balle dans le pied en lisant davantage à propos de la franchise de TVA.

Erreur dans votre facture ?

Vous oubliez une mention obligatoire sur votre facture ? Dans ce cas, l'État impose une amende administrative:

• 25 € par facture (avec un minimum de 50 € et un maximum de 500 €) pour votre première infraction, à condition qu'elle soit inconsciente et ne cause aucun dommage au Trésor ;
• 50 € par facture (avec un maximum de 250 €) pour les autres premières infractions ;
• 125 € par facture (avec un maximum de 1.250 €) pour votre deuxième infraction ;
• 250 € (avec un maximum de 5.000 €) pour les infractions suivantes.

Au lieu de ces amendes, l'État peut également imposer une amende proportionnelle si votre facture contient une erreur dans :

• le numéro d'identification, le nom ou l'adresse de vous-même ou du client ;
• la nature, la quantité ou le prix des biens ou services livrés.

Cette amende s'élève alors à un maximum de 200 % de la TVA due.

Une facture erronée est compensée par une note de crédit. Vous pouvez y ajouter une nouvelle facture, correcte cette fois-ci.

Quels sont les différents types de factures ?

Facture modèle (la facture la plus courante)

• facture de base reprenant toutes les informations importantes.
• peut être utilisée pour différentes transactions dans différents secteurs

Facture commerciale

• facture spéciale pour le commerce extérieur, utilisée pour l'expédition de marchandises entre pays.
• contient les coordonnées de l'acheteur et du vendeur, les articles vendus, le coût des articles et les taxes dues
• comporte également le numéro d'identification du transporteur, le pays d'origine, un code harmonisé pour chaque article et une déclaration selon laquelle chaque facture est authentique
• est uniquement utilisée pour les déclarations en douane lorsqu'un produit franchit les frontières

Facture périodique ou facture intermédiaire

• est envoyée entre-temps en cas de projets de grande envergure et à long terme, lorsque des avancements ont été réalisés
• pour que la société puisse payer ses salariés pendant les travaux
• est souvent utilisée dans le secteur de la construction

Feuille de présence

• est utilisée par les sociétés de services qui facturent des heures au lieu d'un produit
• principalement utilisée par des sociétés de conseil, qui sont rémunérées sur la base du nombre de formations suivies

Facturation basée sur l'enregistrement du temps

• sur la base d'un tarif horaire fixe et du nombre d'heures que dure le projet
• avec cette forme de facturation, il est important de ne pas sous-estimer ou surestimer votre travail
• est utilisée pour des travaux créatifs, où l'on n'est pas sûr à l'avance du temps que prendra le projet

Facture récurrente

• est établie périodiquement, souvent à la fin du mois
• souvent utilisée dans le secteur de la location, par exemple pour la location d'outils ou de bureaux.

La facture acompte

• souvent utilisée dans le secteur de la construction, par exemple pour facturer 50 % avant le début des travaux.

La facture pro forma

• peut être utilisée, après acceptation de l'offre par votre client, pour obtenir des autorisations pour l'importation ou l'exportation des marchandises à commander. Parfois, ce document est également nécessaire pour demander une L/C ou une assurance transport.
• n'est pas une facture officielle et votre client ne la reprend pas dans sa comptabilité. Vous pouvez envoyer une facture pro forma à votre client avec vos conditions de vente, pour confirmer la commande.
• ce document reprend clairement le terme « pro forma ».
• comme la facture, contient tous les détails de la transaction, mais ne constitue pas une demande de paiement.
• peut être obligatoire pour les transactions internationales effectuées par le pays importateur. Par exemple, la douane utilise ce document pour connaître la valeur des marchandises qui ne sont pas soumises au paiement, comme les prélèvements et les échantillons, l'exportation temporaire, les pièces de rechange gratuites et les livraisons sous garantie et de remplacement.

Facturation basée sur la valeur

• est basée sur les services pour le client, ou leur valeur.
• le montant dépend de la quantité de travail et non du temps nécessaire à la réalisation du projet.
• est utilisée si vous pouvez déterminer la valeur d'un service ou d'un produit à l'avance.

Facturation sur la base d'un prix fixe

• adaptée aux projets dont les attentes sont clairement définies.
• vous aide à calculer un prix fixe pour le projet.
• est souvent utilisée pour les PME et les freelances.

Plus aucune facture impayée, est-ce possible ?

Faites payer vos clients à l'avance

C'est naturellement le moyen le plus simple d'éviter les factures impayées. Toutefois, le paiement à l'avance est difficile lorsque vous fournissez des services, car vous ne connaissez souvent le total de la facture qu'une fois le travail terminé. Dans ce cas, vous pouvez envoyer des factures intermédiaires ou travailler avec des acomptes. Ou peut-être que votre client cédera à une petite remise en cas de préfinancement. Dans ce cas, incluez les conditions exactes de réduction dans vos conditions générales.

Accélérez davantage le paiement de vos factures

Dans vos conditions générales, outre la date d’expiration de la facture, indiquez ce qui attend le client en cas de défaut de paiement : comme les intérêts de retard et les frais de mise en demeure.

Envoyez régulièrement un aperçu des heures que vous avez effectuées. Dans ce cas, qui ne dit mot consent : si le client ne conteste pas vos chiffres, vous pouvez considérer qu'il est d'accord. Pour être tout à fait sûr, vous pouvez même lui faire signer l'aperçu.

Avant de commencer, vérifiez la situation financière de votre client. Vous pouvez consulter gratuitement son bilan annuel auprès de la Centrale des bilans de la Banque nationale. De cette façon, vous pourrez savoir s'il a les moyens de payer votre facture.

La solution courtoise en cas de non-paiement : le recouvrement amiable

Envoyez d'abord un rappel de paiement amical. Dans un courrier poli, un e-mail ou même WhatsApp, vous demandez le paiement de la facture. Ne détériorez pas la relation en brandissant des menaces ou en faisant appel à des avocats. Peut-être que votre facture s'est simplement retrouvée sur le mauvais bureau.

Il peut parfois être judicieux de proposer un plan de remboursement dans votre mise en demeure. Ainsi, vous percevrez votre argent petit à petit. Ici aussi, optez pour la sécurité et assurez-vous de pouvoir réclamer le total si le client ne respecte pas le plan.

Tous vos efforts sont une perte de temps ? Dans ce cas, vous pouvez envisager d'envoyer une deuxième mise en demeure. Toutefois, la loi ne l'exige pas. De plus, vous envoyez un signal faible, parce que vous n'agissez pas. Cela a certainement plus d'effet d'envoyer la cavalerie : un avocat ou une société de recouvrement.

La solution drastique en cas de non-paiement : le recouvrement judiciaire

Si la main salvatrice ne donne rien, vous pouvez encore utiliser une autre arme redoutable : une procédure devant le Tribunal d'entreprise qui est mentionné dans vos conditions générales. La balance de Dame Justice penche en votre faveur ? Dans ce cas, par ce jugement, un huissier de justice obligera le client à payer, si nécessaire en saisissant ses biens.

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