Établir une offre de A à Z

En fait, c'est quoi une offre ?

Beaucoup d'indépendants considèrent l'offre comme une liste de prix sophistiquée, et expédient celle-ci en un rien de temps. Mais c'est le meilleur moyen de faire des erreurs. Après tout, votre proposition commerciale peut être un instrument convaincant pour vos ventes. Elle représente souvent votre premier contact avec le client et vous savez ce que dit le proverbe : on n'aura jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression. Si vous consacrez suffisamment de temps et d'énergie à votre offre, vous êtes assuré d'un retour sur investissement par la suite.

Une fois le travail terminé, envoyez la facture. En compensation du sang, de la sueur et des larmes que vous avez versés pour votre client.

Quand envoyer une offre ?

La réponse est simple : le plus rapidement possible. Le client est pressé et vos concurrents ne se reposent pas. Par conséquent, répondez immédiatement à une demande d'offre, respectez les accords que vous y mentionnez, puis n'hésitez pas à rappeler. Les clients apprécient les fournisseurs impliqués.

Toutefois, peu de clients décident en un clin d'œil à qui ils accordent leur confiance. D'où l'importance d'une offre réussie. Votre proposition s'enracine dans l'esprit du client, de sorte que vous êtes en tête de sa liste pendant le processus décisionnel souvent long.

Conseil : vous n'avez pas suffisamment de temps pour le travail ou vous ne pouvez pas offrir ce que le client désire ? Dans ce cas, ne perdez pas de temps à faire une offre. Soyez sélectif et livrez uniquement les batailles qui en valent la peine. Il s'agit d'un travail intéressant qui vous a poussé à démarrer votre entreprise ? Votre client est vraiment intéressé par votre offre ou votre talent ? Dans ce cas, tentez votre chance, et faites une offre sur mille.

Quelles sont les informations contenues dans votre offre ?

Plusieurs éléments sont naturellement incontournables comme :

1. Vos données d'entreprise,afin que votre client puisse immédiatement voir que l'offre vient de vous. En ajoutant votre logo, vous renforcez encore cette identification. Par ailleurs, votre offre fera une impression finie et soignée de cette manière. Parce que n'oubliez jamais : cette petite feuille A4 est souvent la première impression que vous donnez à un client.
2. Les données de votre client. Ainsi, le client a l'impression de recevoir une offre sur mesure au lieu de faire partie du lot.
3. Vous envoyez beaucoup d'offres ? Dans ce cas, un numéro d'offre peut être utile.
4. Votre prix (fixe ou déductible) et, très important, l'indication que le montant est TVA comprise ou hors TVA. 
   N'oubliez jamais : un prix juste est un prix transparent. Indiquez ainsi le prix de vos matériaux et de votre travail le plus précisément possible. Si vous ne pouvez pas estimer avec précision les heures de travail requises, faites-en tout de même une évaluation correcte. Ainsi, votre client sait à quoi s'attendre.
5. La description des produits que vous livrerez ou du travail que vous souhaitez effectuer.
6. Une date limite pour la validité de l'offre D'habitude, on laisse un mois. Bien entendu, cette date n'a de sens que si vous mentionnez également la date à laquelle vous avez établi l'offre.
7. Les conditions de l'offre et/ou une référence à vos conditions générales.
8. Votre signature ou celle d'une personne habilitée à signer pour votre société.
9. Un planning des tâches. Mentionnez également à quelles conditions vous pouvez respecter ce planning.

Un exemple pour clarifier ? Évidemment ! Ce template vous montre comment élaborer une offre irrésistible.

Réfléchissez aux besoins du client.

Une offre est une demande d'informations. Qu'est-ce que votre futur client veut savoir exactement sur vous ? Vous pouvez le découvrir au moyen d'une analyse des besoins. Pour ce faire, répondez à des questions telles que :

• Que demande le client ?
• À quoi s'attend-il ?
• Quel est le but de l'offre ? Conclure une affaire ou établir un entretien de suivi ?
• Qui lira l'offre ? Uniquement la personne de contact ? Ou y a-t-il plusieurs lecteurs ? Quel est leur rôle ?
• Devez-vous vous conformer à certaines conditions-cadres ?

Veillez à consacrer suffisamment de temps à votre analyse des besoins. Si vous posez les mauvaises questions, vous risquez de passer beaucoup de temps sur des offres qui rapportent peu. Règle d'or : formulez une réponse explicite aux questions posées par votre client. Ainsi, ne remettez pas un tarif horaire lorsque votre client demande un prix total.

Votre offre : plutôt au format numérique ou toujours sur papier ?

Comment faire parvenir votre offre au client en toute sécurité ? Avec une version papier, vous n'êtes jamais sûr à 100 %. Par courrier, votre proposition peut se perdre ou votre client peut prétendre qu'il n'a jamais rien reçu. Même par e-mail, rien n'est sûr : une adresse e-mail est facilement incorrecte ou peu claire, votre document peut se perdre dans une boîte de réception surchargée ou se retrouver dans le dossier spam.

Voilà pourquoi de plus en plus de sociétés utilisent l'envoi, la consultation et l'approbation d'offres en ligne. Les avantages de cette méthode sont nombreux.

Moins cher que par courrier

Contrairement à une copie papier – pour laquelle vous payez le papier, l'encre et les timbres –, une plateforme d'offres en ligne est presque gratuite. Sur la plupart des logiciels, les frais d'envoi d'un devis ne changent pas, peu importe le nombre.

Le prix de l'envoi diminue, tout comme les heures que vous consacrez au suivi. Cela vous permet de vous concentrer sur la conclusion du contrat au lieu de courir après votre client.

Consultable n'importe où

Le destinataire peut consulter votre offre en tout lieu et à tout moment. Mieux encore, il peut la signer directement avec des outils tels que Signrequest ou CloudSign. Sur son smartphone, sa tablette ou son ordinateur, au bureau, en vacances ou aux toilettes, il peut donner son accord partout. Pratique, n'est-ce pas ?

Vous préférez remettre l'offre sur papier, sans outil en ligne ? Dans ce cas, créez-la dans Word ou Excel, puis exportez-la au format PDF.

Offre envoyée ? Vient maintenant à la deuxième étape,

à savoir l'approbation de votre offre. Si le client vous a donné le feu vert, vous pouvez effectuer votre travail, puis lui envoyer la facture. Découvrez ici nos conseils pour une facture en béton.

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