Recevez l’administration complète de vos clients en temps réel sur votre bureau

OkiOki est un assistant numérique spécialement conçu pour soutenir le travail des experts-comptables et alléger leur charge administrative. Grâce à l’automatisation avancée avec OkiOki, les experts-comptables peuvent traiter les dossiers de leurs clients en temps réel, sans devoir chercher de documents ni tenir à jour des listes manuelles.

• Collecte automatique de documents :
  
  OkiOki collecte proactivement les factures et les documents financiers à partir de différentes sources, comme les e-mails, les portails fournisseurs et le réseau Peppol, puis les centralise via un seul canal standardisé. Cela résout le problème de la multiplication des canaux, facilite la collecte des factures et élimine le besoin de tenir des listes manuelles.
   
• Traitement efficace :
  
  ‍Avec la reconnaissance optique de caractères (OCR), les documents sont automatiquement convertis en fichiers UBL structurés. Ils sont prêts pour un traitement direct et automatisé dans votre logiciel de comptabilité, ce qui réduit la saisie manuelle et le risque d’erreurs.
   
• Accès aux informations bancaires en temps réel :
  
  Grâce aux liaisons avec les comptes bancaires et les cartes de crédit, vous avez un aperçu en temps réel de la situation financière de vos clients. Pour les sociétés, vous recevez automatiquement des fichiers CODA intelligents que vous pouvez traiter rapidement. Et pour les entreprises personnes physiques, toutes les transactions sont automatiquement pointées, pour un suivi plus complet sans nécessiter plus de travail de votre part.
   
• Gain de temps :
  
  Comme les tâches répétitives sont automatisées, vous avez plus de temps à consacrer au conseil et à la relation avec vos clients.

OkiOki se distingue par sa proactivité et sa convivialité. Grâce à OkiOki, vous travaillez plus efficacement en tant qu’expert-comptable et vous dépendez moins de vos clients pour vous livrer les documents en temps voulu. Contrairement à d’autres plateformes, OkiOki sollicite tout seul les documents manquants et automatise le flux de livraison de A à Z.

Qu’est-ce qui rend OkiOki unique ?

• Collecte proactive de documents sans intervention de l’entrepreneur :
  ‍
  ‍OkiOki extrait automatiquement les factures et les documents financiers des e-mails, des portails fournisseurs et du réseau Peppol, sans que vos clients doivent les importer manuellement. Ainsi, vous ne dépendez plus de leur bon vouloir : tandis qu’avec d’autres solutions, comme Billit, Clearfacts ou Billtobox, les entrepreneurs doivent vous fournir les documents nécessaires, OkiOki les collecte proactivement. Plutôt qu’un portail passif, OkiOki est un véritable assistant actif qui veille à ce que vous receviez toujours les bons documents en temps voulu.
   
• Transfert intelligent à l’expert-comptable, avec un minimum d’efforts de l’entrepreneur :
  ‍
  OkiOki invite l’entrepreneur à vérifier les données de la reconnaissance optique de caractères et à indiquer s’il s’agit d’une facture d’achat ou de vente. Ensuite, des algorithmes intelligents déterminent à quel moment les documents peuvent être automatiquement transférés à l’expert-comptable, c’est-à-dire vous. Ainsi, l’entrepreneur reste impliqué dans le processus, tandis que vous gagnez du temps et bénéficiez d’un accès plus rapide à des informations structurées.
   
• Traitement avancé des duplicatas pour éviter les doublons :
  ‍
  OkiOki reconnaît et supprime à la fois les duplicatas parfaits (fichiers identiques) et les quasi-duplicatas, qui diffèrent par leur format (des versions différentes d’un même document, comme un fichier UBL et un fichier PDF). Grâce à ce filtrage intelligent, vous recevez uniquement les bons documents dans votre logiciel de comptabilité, ce qui évite les erreurs et les doublons.
   
• Pas de comptes tiers fastidieux comme avec Billtobox :
  ‍
  OkiOki s’intègre directement au compte bancaire de l’entrepreneur, qui effectue aussi les paiements des documents dans OkiOki via ce compte. Grâce à ce système, tous les paiements sont directement visibles dans le compte en banque de l’entrepreneur et dans nos fichiers CODA. Il n’y a pas de comptes tiers fastidieux à gérer.
   
• Solution tout-en-un pour l’administration, le rapprochement bancaire et la facturation électronique :
  ‍
  La plateforme combine traitement des documents, rapprochements bancaires, facturation électronique et plus encore en une seule interface conviviale, tout cela pour un forfait unique et clair. Autrement dit, il n’y a pas de solution de facturation séparée avec un tarif supplémentaire comme avec Clearfacts.

L’expert-comptable au cœur du système :

• Liste de tâches intuitive et assistance proactive :
  
  OkiOki aide les entrepreneurs à fournir leurs documents de manière cohérente, en leur apportant un soutien proactif sous la forme d’une liste de tâches intuitive et d’une interface simple. En tant qu’expert-comptable, vous recevez ainsi tous les documents nécessaires à temps et au bon format, sans devoir insister auprès de vos clients. En plus d’améliorer l’efficacité du travail, ce processus contribue aussi à l’exhaustivité et à la qualité des dossiers.
• Intégration parfaite pour un traitement plus efficace des dossiers :
  
  Grâce à la reconnaissance automatique des fichiers et aux contrôles manuels du côté de l’entrepreneur, vous recevez les documents exactement comme ils doivent être. Cela évite les erreurs, améliore la qualité des données fournies et vous permet de traiter les dossiers de vos clients en temps réel.
  ‍
   

De plus, OkiOki offre aux experts-comptables des solutions uniques pour les fichiers CODA et les cartes de crédit, ainsi qu’un aperçu complet de l’administration de l’entrepreneur. En tant qu’expert-comptable, vous avez toutes les cartes en main pour soutenir encore mieux vos clients et vous gagnez du temps pour leur fournir un accompagnement et des conseils stratégiques.

Pour accompagner les entrepreneurs et les experts-comptables dans la transition vers l’e-facturation, OkiOki et Xerius ont prévu des initiatives de sensibilisation, d’activation et d’optimisation. Nous vous apportons un soutien sur mesure avec des formations, des plans de démarrage et une évaluation après la mise en œuvre.

Sensibilisation :

• Formation à la facturation électronique :
  OkiOki propose des formations aux collaborateurs de votre cabinet et à vos clients, afin que l’application et les avantages de la facturation électronique n’aient plus de secret pour eux.
   
• Formation à l’utilisation d’OkiOki :
  OkiOki forme les équipes d’experts-comptables à l’utilisation optimale du portail OkiOki, ainsi qu’à l’intégration des clients. Et pour assurer un démarrage optimal à chaque cabinet et à ses clients, nous organisons aussi des séances de démonstration personnalisées, en journée comme en soirée.

Activation :

• Plan de lancement et mise en œuvre :
  En collaboration avec le cabinet, nous établissons un plan de lancement et veillons à sa bonne exécution pour une transition en douceur vers la facturation électronique.
   
• Plan de démarrage pour l’e-facturation obligatoire :
  La date d’entrée en vigueur de la facturation électronique obligatoire se rapproche. Nous élaborons ensemble un plan de démarrage pour 2025, afin de faire de tous vos clients des utilisateurs actifs d’ici le 1er janvier 2026.
   
• Assistance au démarrage :
  OkiOki aide les entrepreneurs à se lancer avec des brochures d’information, des tutoriels vidéo, un portail de support complet et des démos publiques bihebdomadaires. Il est d’autant plus facile pour eux de faire la transition vers la facturation électronique.

Optimisation :

• Évaluation de l’utilisation :
  Après le démarrage des clients, nous évaluons s’ils utilisent la plateforme de manière optimale et fournissons un soutien supplémentaire si nécessaire.
   
• Assistance virtuelle :
  OkiOki peut mettre les cabinets et leurs clients en contact avec des assistants virtuels, qui les aident à gérer efficacement l’administration financière.