Krijg het papierwerk van je klanten altijd compleet en in real time op je bureau

OkiOki is een digitale assistent die speciaal is ontwikkeld om het werk van accountants te ondersteunen en de administratieve lasten te verlichten. Dankzij de geavanceerde automatisering van OkiOki kunnen accountants in real-time de dossiers van hun klanten verwerken, zonder te jagen achter documenten of manuele lijstjes bij te houden.

• Automatische documentverzameling:
  
  OkiOki verzamelt proactief facturen en financiële documenten uit verschillende bronnen, zoals e-mails, leveranciersportalen en het Peppol-netwerk, en levert deze centraal aan via één gestroomlijnd kanaal. Dit lost het probleem op van facturen die via verschillende kanalen binnenkomen, waardoor het verzamelen van facturen makkelijker wordt en manuele lijstjes overbodig zijn.
   
• Efficiënte verwerking:
  
  ‍Documenten worden na OCR automatisch omgezet in gestructureerde UBL-bestanden, die je direct en automatisch kunt verwerken in je boekhoudsoftware. Dit vermindert de handmatige invoer en verkleint de kans op fouten.
   
• Real-time toegang tot bancaire informatie:
  
  Dankzij de koppelingen met bankrekeningen en kredietkaarten krijg je als accountant real-time inzicht in de financiële situatie van je klanten. Voor vennootschappen ontvang je automatisch slimme CODA-bestanden die je snel kunt verwerken. Voor eenmanszaken worden alle transacties automatisch afgepunt en dus vollediger opgevolgd zonder dat het jou meer werk vraagt.
   
• Tijdwinst:
  
  Door de automatisering van repetitieve taken kan je meer tijd besteden aan advisering en het opbouwen van sterke klantrelaties.

OkiOki onderscheidt zich door de proactieve werking en gebruiksgemak, waardoor jij als accountant efficiënter kunt werken en minder afhankelijk bent van de aanlevering door je klanten. In tegenstelling tot andere platforms zoekt OkiOki zelfstandig naar ontbrekende documenten en automatiseert het de volledige aanlevering van de documentenstroom.

Wat maakt OkiOki uniek?

• Proactieve documentverzameling zonder tussenkomst van de ondernemer:
  ‍
  ‍OkiOki haalt automatisch facturen en financiële documenten op uit e-mails, leveranciersportalen en het Peppol-netwerk, zonder dat jouw klant handmatig documenten hoeft te uploaden. Hierdoor ben jij niet langer afhankelijk van de ‘goodwill’ van je klanten. Waar je bij andere oplossingen zoals Billit, ClearFacts of BilltoBox afhankelijk bent van de klant om documenten aan te leveren, zorgt OkiOki ervoor dat de benodigde documenten proactief worden verzameld. Zo fungeert OkiOki als een actieve assistent in plaats van een passief portaal, waardoor jij altijd de juiste documenten op tijd ontvangt.
   
• Slimme overdracht naar de accountant met minimale inspanning van de ondernemer:
  ‍
  OkiOki vraagt de ondernemer om de OCR-gegevens te controleren en aan te geven of het om een aankoop- of verkoopfactuur gaat. Vervolgens bepalen slimme algoritmes wanneer de documenten automatisch doorgestuurd mogen worden naar jou als accountant. Dit houdt de ondernemer betrokken bij het proces, terwijl jij tijd bespaart en sneller toegang hebt tot gestructureerde informatie.
   
• Geavanceerde de-duplicering om dubbele documenten te voorkomen:
  ‍
  OkiOki herkent en verwijdert zowel harde duplicaten (identieke bestanden) als zachte duplicaten (verschillende versies van hetzelfde document, zoals een UBL- en PDF-versie). Dankzij deze intelligente filtering ontvang jij enkel de juiste documenten in je boekhoudsoftware, waardoor fouten en duplicaten voorkomen worden.
   
• Geen lastige derdenrekeningen zoals bij Billtobox:
  ‍
  OkiOki integreert rechtstreeks met de bestaande bankrekening van de ondernemer. De ondernemer doet ook de betalingen van documenten in OkiOki via deze rekening. Dit maakt dat alle betalingen dan ook rechtstreeks zichtbaar zijn op de bankrekening van de ondernemer en in onze codabestanden. En dus geen lastige derdenrekeningen.
   
• Alles-in-één oplossing voor administratie, bankafstemming en e-facturatie:
  ‍
  Het platform combineert documentverwerking, bank reconciliatie, e-facturatie en meer in één gebruiksvriendelijke interface. Alles aan een duidelijke all-in prijs. Dus geen afzonderlijke facturatie-oplossing aan een extra kost zoals bij Clearfacts.

Sterke focus op de accountant:

• Intuïtieve takenlijst en proactieve ondersteuning:
  
  OkiOki helpt ondernemers hun documenten op een consistente manier aan te leveren door hen proactief te ondersteunen met een intuïtieve takenlijst en een eenvoudige interface. Zo ontvang jij als accountant altijd alle benodigde documenten op tijd en in de juiste vorm, zonder extra opvolging. Hierdoor verbetert niet alleen de efficiëntie van jouw werkproces, maar ook de volledigheid en kwaliteit van de dossiers.
   
• Naadloze integratie voor efficiëntere verwerking van dossiers:
  
  Dankzij de automatische documentherkenning en handmatige controles aan de zijde van de ondernemer, ontvang jij de documenten precies zoals je deze nodig hebt. Dit voorkomt fouten, verbetert de kwaliteit van de aangeleverde gegevens en zorgt ervoor dat de dossiers van je klanten in real-time kan verwerken.
  ‍
   

Bovendien biedt OkiOki accountants unieke oplossingen voor CODA-bestanden, kredietkaarten en inzicht in de volledigheid van de administratie van de ondernemer. Zo kun jij als accountant je klanten nog beter ondersteunen en houd je meer tijd over voor strategisch advies en begeleiding.

OkiOki en Xerius ondersteunen ondernemers en accountants met educatie, activatie en optimalisatie om de overstap naar e-facturatie soepel te laten verlopen. Van trainingen tot lanceringsplannen en procesoptimalisatie, wij bieden begeleiding op maat.

Educatie:

• Opleiding e-facturatie:
  OkiOki biedt trainingen aan voor kantoormedewerkers en klanten om hen volledig wegwijs te maken in het gebruik en de voordelen van e-facturatie.
   
• Opleiding in het gebruik van OkiOki:
  OkiOki traint accountantsteams in het optimaal gebruik van het OkiOki-portaal en begeleidt hen bij de onboarding van klanten. Daarnaast organiseert OkiOki gepersonaliseerde demo’s voor kantoren en hun klanten, zowel overdag als ’s avonds, om een vlotte start te garanderen.

Activatie:

• Lanceringsplan en implementatie:
  Samen met het kantoor stellen we een lanceringsplan op en ondersteunen we bij de uitvoering ervan, zodat de overgang naar e-facturatie soepel verloopt.
   
• Opstartplan voor verplichte e-facturatie:
  In het kader van de verplichte e-facturatie ontwikkelen we samen een opstartplan voor 2025. Zo zorgen we ervoor dat alle klanten tegen 1 januari 2026 actieve gebruikers zijn en voldoen aan de wettelijke vereisten.
   
• Ondersteuning bij de opstart:
  OkiOki ondersteunt ondernemers bij de opstart met informatieve brochures, online video’s, een uitgebreid supportportaal en tweewekelijkse open demo’s. Dit maakt het voor hen eenvoudiger om de overgang te maken en het gebruik van e-facturatie te implementeren.

Optimalisatie:

• Evaluatie van gebruik:
  Nadat de klanten van start zijn gegaan, evalueren we of ze optimaal gebruik maken van het platform en bieden we verdere ondersteuning waar nodig.
   
• Virtuele assistentie:
  OkiOki kan kantoren en hun klanten in contact brengen met virtuele assistenten (VA’s) die hen helpen bij het efficiënt beheren van de financiële administratie.