E-facturatie wordt steeds belangrijker, en met Peppol ben je helemaal klaar voor de toekomst. Dit internationale netwerk maakt factureren eenvoudiger, veiliger en sneller. Maar hoe werkt Peppol precies? Wat zijn de voordelen? En wat betekent de verplichting vanaf 2026 voor jouw onderneming? In dit artikel ontdek je alles wat je moet weten over Peppol en hoe OkiOki je hierbij kan helpen.
Afbeelding tooltip:
Vanessa Vloeberghs
Leverancier medische hulpmiddelen
Aangesloten sinds 2013
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationaal netwerk dat bedrijven en overheden in staat stelt om veilig en gestandaardiseerd digitale facturen en andere zakelijke documenten uit te wisselen.
Het systeem werd oorspronkelijk ontwikkeld voor overheidsopdrachten. Vanaf 1 januari 2026 wordt het gebruik van Peppol ook verplicht voor facturatie tussen alle btw-plichtige Belgische bedrijven (B2B). Met Peppol kunnen bedrijven facturen en andere documenten uitwisselen via een beveiligd netwerk van erkende Peppol Access Points. Dit garandeert een veilige en foutloze gegevensoverdracht, zonder dat je je zorgen hoeft te maken over verschillende formaten of incompatibele systemen.
Jij kunt Peppol gebruiken via OkiOki, een software met toegang tot het Peppol-netwerk. Met OkiOki kun je eenvoudig e-facturen maken, versturen en ontvangen. Daarnaast biedt de software extra functies die je administratie efficiënter maken en je meer controle geven over je facturen.
Peppol werkt via een zogenaamd four-corner model. Dit betekent dat facturen altijd via erkende Peppol Access Points worden verstuurd en ontvangen. Het proces verloopt als volgt:
De toegangspunten van verzender en ontvanger communiceren met elkaar en moeten beiden aangesloten zijn op het Peppol-netwerk. Omdat alle facturen in hetzelfde standaardformaat worden verstuurd, kan je ontvanger de factuur gegarandeerd verwerken. Bovendien is deze manier van communiceren niet alleen efficiënt, maar ook extra veilig.
Peppol maakt e-facturatie eenvoudig, maar met OkiOki wordt het pas echt zorgeloos. OkiOki is meer dan een tool – het is je betrouwbare partner voor overzicht en controle over je administratie.
Peppol heeft tal van voordelen voor ondernemers:
Buiten alle voordelen die je eruit haalt, is het gebruik van Peppol vanaf 2026 verplicht voor Belgische bedrijven die btw-plichtig zijn en factureren naar andere bedrijven (B2B) of naar overheidsinstanties (B2G). Dit betekent dat je niet langer papieren of pdf-facturen kunt gebruiken voor zakelijke transacties. Door nu al over te stappen op Peppol, vermijd je last-minute problemen en maak je je administratie toekomstbestendig.
Ben je niet btw-plichtig, vrijgesteld van btw of factureer je enkel aan particulieren? Dan is het gebruik van Peppol voor jou niet verplicht. Toch kun je ook zonder de verplichting kiezen om een software als OkiOki te gebruiken en je facturen te digitaliseren en je administratie efficiënter te maken.
Het gebruik van Peppol is gratis, waar je voor betaald is de software om toegang tot Peppol te krijgen. Belangrijk weetje: alle kosten die je tussen vandaag en eind 2027 doet voor de implementatie en het gebruik van programma’s die je klaarstomen voor e-facturatie zijn 120% fiscaal aftrekbaar. Dit geldt dus ook voor de kosten van OkiOki.
Een e-factuur is een digitale factuur in een gestandaardiseerd formaat (zoals UBL) die door software kan worden verwerkt zonder handmatige invoer.
In vergelijking met papieren en PDF-facturen biedt e-facturatie diverse voordelen:
en een verhoogde veiligheid door het gebruik van geëncrypteerde netwerken.
In België wordt het gebruik van Peppol verplicht om twee belangrijke redenen.
Ten eerste wil de overheid bedrijven helpen digitaliseren, wat jaarlijks tot 1.8 miljard euro kan besparen.
Ten tweede helpt het gebruik van Peppol btw-fraude en fouten te voorkomen. Zo verkleint de btw-kloof wat zorgt voor efficiëntere en veiligere belastinginning.
Een Peppol Access Point is een erkende dienstverlener die bedrijven toegang geeft tot het Peppol-netwerk. Dat is essentieel voor bedrijven om elektronische facturen te verzenden en te ontvangen. Zonder toegang tot een Peppol Access Point kun je niet op het netwerk. Het fungeert als een digitale brug tussen leveranciers en klanten, wat zorgt voor snellere verwerking en minder fouten.
Het kan zijn dat je klant binnenkort alleen nog Peppol-facturen accepteert.
Toch zal niet elk document via Peppol verstuurd worden. Facturen buiten Peppol worden vaak nog handmatig verwerkt, wat foutgevoelig en tijdrovend is. Met Peppol+ van OkiOki wordt dit proces overbodig. OkiOki haalt automatisch alle documenten van je klanten op, op drie niveaus: via hun mailbox, leveranciersportalen en cloudopslag. Zo verzamel je al je facturen op één plek, bespaar je tijd op controle, en zijn je facturen klaar om snel afgepunt te worden.
Vanaf 2026 ben je in België wettelijk verplicht om e-facturen te versturen via een erkend systeem zoals Peppol. Niet voldoen aan deze regelgeving kan leiden tot administratieve boetes, complicaties bij belastingaangiftes of betalingsvertragingen.