Offerte opmaken: van bedrijfsgegevens tot totaalprijs

Wat is een offerte?

De betekenis van een offerte is een zakelijk voorstel. Veel zelfstandigen beschouwen de offerte als een veredelde prijslijst, en haspelen die af tussen de soep en de patatten. Maar zo doe je het document onrecht aan. Je zakelijke voorstel kan immers een overtuigend instrument zijn voor je verkoop. Het is vaak je eerste contactmoment met de klant, en je weet wat het spreekwoord zegt: you never get a second chance to make a first impression. Stop je voldoende tijd en energie in je offerte, dan verdien je dat later gegarandeerd terug.

Wanneer het werk achter de rug is, stuur je de factuur op. Als vergoeding voor het bloed, het zweet en de tranen die je voor je klant hebt gelaten.

Wanneer stuur je een offerte?

Het antwoord is simpel: zo snel mogelijk. De klant heeft haast en je concurrentie ligt niet te slapen. Reageer dus meteen op een offerteaanvraag, hou je aan de afspraken die je erin vermeldt en bel nadien gerust nog eens op. Klanten houden van betrokken leveranciers.

Toch beslissen maar weinig klanten in een oogwenk aan wie ze hun vertrouwen geven. Daarom is een geslaagde offerte zo belangrijk. Je voorstel blijft hangen in het hoofd van de klant, zodat je tijdens het vaak lange beslissingsproces bovenaan zijn lijstje staat.

Tip: heb je niet genoeg tijd voor het werk of kan je niet bieden wat de klant vraagt? Stop dan ook geen tijd in je offerte. Wees selectief, en vecht enkel de veldslagen die de moeite waard zijn. Gaat het om een leuke klus, waarvoor jij in het vak bent gestapt? Heeft je klant echt interesse in je aanbod of talent? Waag dan je kans, en maak een offerte op uit de duizend.

Welke gegevens bevat je offerte? 

Een correcte offerte bevat altijd het volgende:

1. Je bedrijfsgegevens, zodat je klant meteen ziet dat de offerte van jou komt. Door je logo erbij te zetten maak je die herkenning nog groter. Bovendien maakt je offerte op die manier een afgewerkte, verzorgde indruk. Want vergeet nooit: dit velletje A4 is vaak de eerste indruk die een klant van jou krijgt.
2. De gegevens van je klant. Zo geef je de klant het gevoel van een offerte op maat, in plaats van een exemplaar van dertien in een dozijn.
3. Verstuur je veel offertes? Dan kan een offertenummer handig zijn.
4. Je prijs (vast of verrekenbaar) en – heel belangrijk – de vermelding of het bedrag inclusief of exclusief btw is. 
   Onthoud altijd: een rechtvaardige prijs is een transparante prijs. Vermeld zo nauwkeurig mogelijk de prijs van je materialen en je werkzaamheden. Kan je de werkuren niet 100% precies inschatten, onderneem dan toch een goede poging. Zo heeft je klant een idee van waar hij aan toe is.
5. Omschrijving van de producten die je zal leveren of de werken die je wil uitvoeren.
6. Een uiterste geldigheidsdatum van de offerte. Meestal is dat 1 maand. Uiteraard heeft deze datum pas zin als je ook de datum vermeldt waarop je de offerte hebt opgesteld.
7. De voorwaarden van de offerte en/of een verwijzing naar je algemene voorwaarden.
8. Je handtekening – of deze van iemand die mag ondertekenen voor jouw bedrijf.
9. Een planning van de werken. Vermeld ook onder welke voorwaarden je die planning kan halen.

Een voorbeeld om te verduidelijken? Uiteraard! Deze template toont je hoe je een onweerstaanbare offerte opbouwt.

Vraag je af wat je klant nodig heeft

Een offerte is een verzoek om informatie. Wat wil je toekomstige klant precies van jou te weten komen? Dat kan je achterhalen met een behoeftenanalyse. Daarbij formuleer je het antwoord op vragen zoals:

• wat vraagt de klant?
• wat verwacht hij? 
• wat is het doel van de offerte? Een deal sluiten of een vervolggesprek vastleggen? 
• wie gaat de offerte lezen? Alleen de contactpersoon? Of zijn er meer lezers, en wat is hun rol?
• moet je aan bepaalde randvoorwaarden voldoen?

Besteed zeker voldoende tijd aan je behoeftenanalyse. Stel je de foute vragen, dan loop je het risico veel tijd te stoppen in offertes die weinig opleveren. De gouden regel: formuleer een expliciet antwoord op de vragen die je klant stelt. Zo geef je geen uurtarief op wanneer je klant om een totaalprijs vraagt.

Je offerte versturen: liever digitaal of toch op papier?

Hoe raakt je offerte veilig bij de klant? Met een papieren versie krijg je nooit 100% zekerheid. Je voorstel kan verloren gaan bij de post, of je klant kan bij hoog en bij laag beweren nooit iets te hebben ontvangen. Ook met e-mail slaap je niet op twee oren. Een e-mailadres is snel fout of onduidelijk, je document raakt verloren in een overvolle inbox of komt in de spamfolder terecht.

Daarom doen steeds meer bedrijven een beroep op het online versturen, raadplegen en goedkeuren van offertes. De voordelen van deze werkwijze zijn legio.

Goedkoper dan per post

In tegenstelling tot een papieren exemplaar – waarvoor je papier, inkt en postzegel betaalt – is een online offerteplatform zo goed als gratis. Bij de meeste software blijft de kostprijs voor het verzenden van een offerte gelijk, ongeacht het aantal.

Niet alleen de prijs voor het verzenden keldert, ook de uren die je besteedt aan opvolging. Zo kan je focussen op het sluiten van de overeenkomst in plaats van achter je klant aan te hollen.

Overal raadpleegbaar 

De ontvanger kan je offerte overal en altijd bekijken. Sterker nog: hij kan ze direct ondertekenen met tools zoals Signrequest of CloudSign. Op zijn smartphone, tablet of computer, op kantoor, op vakantie of op het toilet – overal kan hij zijn akkoord geven. Handig toch?

Bezorg je de offerte toch liever op papier, zonder online tool? Maak deze dan op in Word of Excel, en exporteer vervolgens naar PDF.

Is je offerte de deur uit? Dan volgt stap 2

Dat is: de goedkeuring van je offerte. Kreeg je het jawoord van de klant, dan kan je de klus klaren, de factuur maken en vervolgens uitsturen.