Facturen maken? Zo doe je dat!

Wat is dat eigenlijk een factuur?

De factuur stuur je op wanneer het werk achter de rug is. Als vergoeding voor het bloed, het zweet en de tranen die je voor je klant hebt gelaten.

Het feit dat je een factuur verstuurt – en dus geld verdient – is vaak het gevolg van een prima offerte opmaken. Stop dus zeker voldoende tijd in dit zakelijke voorstel aan je klant in spe.

Wanneer is het nodig om een factuur op te stellen?

Dat is altijd het geval wanneer je in de weer bent voor btw-plichtigen, zoals bedrijven, zelfstandigen, vzw’s en overheidsinstellingen. Ga je aan de slag voor privépersonen – je verkoopt bijvoorbeeld via een webshop babykledij aan particulieren? Dan hoeft een factuur niet. Al bestaan ook daar uitzonderingen op de regel, zoals de verkoop en herstellingen van auto’s of auto-onderdelen, diensten rond verhuizing of meubelbewaring, werken aan gebouwen en de verkoop ervan.

Wanneer moet je factuur de deur uit?

De regel is simpel: zo snel mogelijk nadat je jouw product of dienst leverde. Vaak heb jij zelf behoorlijk wat kosten aan het begin van elke maand. Dan is het mooi meegenomen dat je daar de centen voor hebt.

De uiterste datum om je factuur te versturen is de 15de dag van de maand volgend op de levering van je product of dienst. Een tip: reserveer één dag per maand – bij voorkeur in de eerste week – om je administratie bij te spijkeren.

Ook de btw heeft zijn eigen regelmaat. Die is opeisbaar in de maand of het kwartaal waarin je jouw product of dienst leverde. Bijgevolg moet je deze doorstorten in die maand of dat kwartaal. Dat gebeurt via je btw-aangifte – je boekhouder weet er alles van. De btw van een voorschotfactuur is opeisbaar in de maand of het kwartaal waarin je klant het voorschot betaalde. Belangrijk: talm je met facturen op te maken? Of stort je de btw te laat door? Dan zwaait de overheid met – je raadt het al – boetes en verwijlintresten.

Een voorbeeld maakt veel duidelijk.

• Stel: op 25 maart schilder je de gevel van je klant.
• Je hebt tot 15 april om je factuur op te stellen en te versturen.
• De btw neem je op in de aangifte van de derde maand (als je met maandaangiftes werkt) of van het eerste kwartaal (bij kwartaalaangiftes).
• Verstuurde je begin maart een voorschotfactuur, die de klant betaalde op 20 maart? Dan stort je de btw door in de derde maand of het eerste kwartaal. Betaalde de klant begin april? Dan stop je de btw in de aangifte van de vierde maand of het tweede kwartaal.

Hoeveel tijd heeft je klant om te betalen?

Stuur je de factuur naar een andere zelfstandige of onderneming? Deze heeft 30 dagen de tijd, te rekenen vanaf de ontvangstdatum van de factuur. Uiteraard kan je samen een andere termijn afspreken. Een tip: zet dat op papier, zoals met alle goede afspraken.

Bij facturen voor particulieren bestaat geen vaste termijn. De wet spreekt van een redelijke termijn, die in de praktijk neerkomt op één tot twee weken. Ook hier een gratis tip: bepaal zelf een redelijke betalingstermijn in je algemene voorwaarden. Zo vermijd je misverstanden en mistoestanden.

Mag je factuur afwijken van je offerte?

Volgens de wet worden offertes opgemaakt “in de context van” de algemene voorwaarden. Wat in jouw algemene voorwaarden staat, is dus doorslaggevend. Het aanvaarden van een offerte – expliciet door de ondertekening ervan, impliciet door de werken te laten uitvoeren – betekent altijd dat de klant akkoord gaat met je algemene voorwaarden.

Wat staat er op een correcte factuur?

Vanzelfsprekend bevat je factuur volgende gegevens:

• je eigen bedrijfsnaam
• je rechtsvorm (als je een vennootschap hebt)
• het adres van je bedrijf
• je bankrekeningnummer
• je btw-nummer

Vergeet zeker ook niet om onderstaande gegevens op je factuur te vermelden:

• de gegevens van de klant: officiële naam, adres en btw-nummer
• factuurdatum en leverdatum van je dienst of product
• volgnummer: de nummers van je facturen moeten ononderbroken oplopen, een geheim kunnen we je alvast verklappen: je hoeft niet per se met het volgnummer 1 te beginnen. Zo merkt je klant niet dat hij de spits afbijt.
• omschrijving van elke dienst
• eenheidsprijs: per uur, per stuk, per meter,...
• de zogenaamde “maatstaf van heffing”: het totaalbedrag exclusief de btw
• het btw-tarief – afhankelijk van je activiteit is dat 6%, 12% of 21% – en het totaalbedrag van de btw
• de totaalprijs: maatstaf + btw
• het gerechtelijk arrondissement waartoe je zaak behoort. Heb je een vennootschap? Vermeld dan de rechtbank van koophandel van je regio.
• eventuele kortingen trek je af van het totaalbedrag, exclusief de btw.

Niet verplicht, maar zeker aan te bevelen:

• je algemene verkoopsvoorwaarden
• een vervaldatum, in het zinnetje “gelieve te betalen voor DD/MM/JJJJ”
• een sympathiek bedankje, genre “bedankt voor het vertrouwen, het was fijn voor u werken.” Ook altijd meegenomen: een oproep om je zaak te volgen op sociale media. Of kies voor de klassieker “Bent u tevreden? Vertel het voort. Bent u niet tevreden, vertel het mij”.

Een voorbeeld verduidelijkt

Zie je door de bomen het bos niet meer? En weet je niet precies hoe je eraan moet beginnen? Je boekhouder of accountant geeft je graag advies. Of je gebruikt deze template als basis voor de opmaak van je factuur. 

Heb je bepaalde goederen of diensten gratis geleverd? Dan vermeld je dit best niet op de factuur. Anders kan het gebeuren dat jij zelf de btw moet betalen.

Hoe hanteer je de btw-vrijstellingsregeling?

Blijft je jaarlijkse omzet onder de kaap van 25.000 euro? Dan kan je het leven een stuk makkelijker maken door te kiezen voor de vrijstellingsregeling. Zoals de naam al doet vermoeden, maak je dan facturen op zonder btw te tellen. En je vermeldt de gevleugelde woorden “bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen”.

Let wel: deze optie is niet altijd zaligmakend. Zo kan je bijvoorbeeld zelf geen btw terugvorderen van de beroepskosten die je maakt. Ga dus goed na of je niet in je eigen vlees snijdt, bijvoorbeeld door meer te lezen over de vrijstellingsregeling.

Fout in je factuur?

Vergeet je een verplichte vermelding op je factuur? Dan zwaait de overheid met een administratieve boete:

• € 25 per factuur (met een minimum van € 50 en een maximum van € 500) bij je eerste overtreding, op voorwaarde dat deze niet bewust is en de Schatkist geen schade berokkent;
• € 50 per factuur (met een maximum van € 250) bij andere eerste overtredingen;
• € 125 per factuur (met een maximum van € 1.250) bij je tweede overtreding;
• € 250 (met een maximum van € 5.000) bij volgende overtredingen.

In plaats van deze boetes kan de overheid ook een proportionele geldboete opleggen wanneer je factuur een fout bevat:

• in het identificatienummer, de naam of het adres van jezelf of de klant;
• in de aard, hoeveelheid of prijs van de geleverde goederen of diensten.

Deze boete bedraagt dan maximaal 200% van de verschuldigde btw.

Een foute factuur vlak je weer uit met een creditnota. Daar voeg je eventueel een nieuwe – dit keer correcte – factuur aan toe.

Welke facturen bestaan er?

De voorschotfactuur

• vaak gebruikt in de bouwsector, bijvoorbeeld om voor begin van de werken al 50% aan te rekenen.

De pro-formafactuur

• kan dienen om, na aanvaarding van de offerte door je klant, vergunningen te regelen voor import of export van de te bestellen goederen. Soms is dit document ook nodig voor de aanvraag van een L/C of een transportverzekering.
• is geen officiële factuur, en je klant neemt deze ook niet op in zijn boekhouding. Je kan een pro-formafactuur naar je klant versturen samen met je verkoopsvoorwaarden, om het order te bevestigen.
• op dit document staat duidelijk het woord “pro-forma” vermeld.
• bevat net als de factuur alle details van de transactie, maar is geen vraag tot betaling.
• kan bij internationale transacties verplicht zijn door het land van invoer. Zo baseert de douane zich op dit document om de waarde te kennen van goederen waarbij geen betaling dient te gebeuren, zoals stalen en monsters, tijdelijke uitvoer, kosteloze onderdelen en garantie- en vervangleveringen.

Facturatie op basis van waarde

• is gebaseerd op de diensten voor de klant, of de waarde ervan.
• het bedrag hangt af van de hoeveelheid werk, niet van de tijd nodig om het project af te werken.
• wordt gebruikt als je de waarde van een dienst of product op voorhand kan bepalen.

Facturatie op basis van een vaste prijs

• geschikt voor projecten met duidelijk omschreven verwachtingen.
• helpt jou om een vaste prijs voor het project te berekenen.
• wordt vaak gebruikt voor kmo’s en freelancers.

Geen onbetaalde facturen meer, kan dat?

Laat je klanten vooraf betalen

Dat is uiteraard de makkelijkste manier om openstaande facturen te vermijden. Vooraf betalen ligt echter moeilijk wanneer je diensten levert, omdat je het totale factuurbedrag vaak pas kent na afloop van het werk. In dat geval kan je tussentijdse facturen sturen, of werken met voorschotten. Of misschien gaat je klant wel door de knieën voor een kleine korting bij voorafbetaling. Neem de precieze kortingsvoorwaarden dan wel op in je algemene bepalingen.

Zet nog meer vaart achter de betaling van je facturen

Vermeld in je algemene voorwaarden – naast de vervaldatum van de factuur – wat de klant te wachten staat bij wanbetaling: kommer en kwel zoals nalatigheidsintresten en aanmaningskosten.

Stuur regelmatig een overzicht van je gewerkte uren door. Zwijgen is dan toestemmen: betwist de klant je cijfers niet, dan kan je stellen dat hij ermee instemt. Om helemaal zeker te zijn kan je het overzicht zelfs door hem laten ondertekenen.

Check voor je aan de slag gaat hoe je klant er financieel voor staat. Je kan zijn jaarlijkse balans gratis inkijken bij de balanscentrale van de Nationale Bank. Zo kom je te weten of hij wel de middelen heeft om je factuur te betalen.

De galante oplossing bij niet-betaling: de minnelijke invordering

Stuur eerst een vriendelijke betalingsherinnering. In een beleefde brief, e-mail of zelfs WhatsApp vraag je om de factuur te betalen. Verzuur de verstandhouding niet door te zwaaien met dreigementen of advocaten. Misschien belandde jouw factuur gewoon op het verkeerde bureau.

Leveren jouw vriendelijke herinneringen, telefoontjes en zelfs bezoekjes alleen loze beloftes op? Dan is de tijd rijp voor een echte aanmaning, de zogenaamde ingebrekestelling. Zorg er wel voor dat je die aangetekend verstuurt. Anders gaat het opnieuw van: “tiens, ik heb niks gekregen”.

Soms kan het een goed idee zijn om een afbetalingsplan voor te stellen in je ingebrekestelling. Zo krijg je stukje bij beetje je geld te zien. Kies ook hier voor zekerheid, en zorg dat je het totaalbedrag kan opeisen als je klant het plan niet naleeft.

Zijn al je inspanningen boter aan de galg? Dan kan je overwegen om een tweede ingebrekestelling te sturen. Dit is juridisch echter niet vereist. Bovendien geef je een zwak signaal, omdat je niet tot actie overgaat. Het heeft beslist meer effect om hulptroepen op te trommelen: een advocaat of een incassobureau.

De drastische oplossing bij niet-betaling: de gerechtelijke invordering

Maakt de zalvende hand geen indruk, dan kan je nog één kanon in stelling brengen: een procedure voor de Ondernemingsrechtbank die vermeld staat in je algemene voorwaarden. Helt de weegschaal van Vrouwe Justitia over in jouw voordeel? Dan zal een gerechtsdeurwaarder met dit vonnis de klant dwingen tot betaling, desnoods door beslag te leggen op zijn goederen.