De klant is koning – dat spreekwoord hangt vast in een gouden lijst boven je bed. Als dat klopt, dan is de btw je kroonprins. Als zelfstandige heb je haast zoveel verplichtingen naar administratie toe, dat je er een flink stuk van je tijd mee vult. De btw-aangifte indienen, hoe doe je dat? Hoe stel je de btw-listing op? Wat zijn de btw-tarieven België? Dit artikel schept licht in de duisternis.
De letters “btw” staan voor “belasting over de toegevoegde waarde” – en dus niet voor “bijzonder toegestane winst” of “betaling tegen wil”, zoals grapjassen wel eens beweren. Het is een aanslag bovenop de prijs die jij vraagt voor je product of dienst, en die je klant moet ophoesten. Vervolgens is het jouw “administratieve last” om dit bedrag door te storten aan de staat.
Je betaalt dus zelf in feite geen btw. Je speelt voor geldkluis, door de centen van de consument even bij te houden en vervolgens door te storten aan de overheid. Stort je daarbij meer btw door dan je zelf ontvangt? Dan krijg je het teveel betaalde verschil terug – al moet je daar uiteraard even op wachten. Meer weten? Hier leggen we alles over de btw helder uit.
De eerste vraag die je jezelf moet stellen: dien je wel btw te betalen? Check hier of je recht hebt op vrijstelling..
Heb je nog geen btw-nummer? Wij regelen het voor jou.
Om een btw-nummer aan te vragen heb je een ondernemingsnummer nodig. Je btw-nummer bestaat dan uit je ondernemingsnummer met de letters “BTW BE” ervoor.
Je mag de btw niet zomaar in een envelopje stoppen en bij de administratie in de bus steken. Je moet voldoen aan een aantal strikte regels. Lap je die aan je laars, dan zwaait de staat met stevige boetes.
Jawel, de overheid is mee met zijn tijd. Vandaag de dag moet de aangifte online gebeuren. Bijgevolg heb je een elektronische kaartlezer nodig, zodat je kan aanmelden en ondertekenen met je identiteitskaart.
Wil je toch werken op papier, bijvoorbeeld omdat je zaak geen internet heeft, omdat een buitenlandse gevolmachtigde jouw btw-aangifte indient of simpelweg omdat je technische problemen hebt? Schrijf dan een motivatiebrief aan je btw-controlekantoor en vraag de toestemming.
Dient je onderneming online btw-aangiften in? Dan moet je ook de klantenlisting elektronisch indienen via Intervat. Doe je de btw-aangifte op papier? Dan moet je dat ook doen voor de klantenlisting. Het formulier kan je aanvragen bij je btw-kantoor en vervolgens indienen bij het scanningcentrum.
Een gouden tip: zet de btw die je ontvangt apart
De btw die je krijgt is geen omzet. Geef het geld dus niet uit, want je dient het spoedig door te storten. Sterker nog: je houdt de btw die je krijgt beter apart, zeker wanneer het om grote sommen gaat.
Dat kan indien je jaarlijkse omzet niet hoger ligt dan 2,5 miljoen euro exclusief btw. De maand volgend op het afgeronde kwartaal dien je dan de aangifte in van dat afgeronde kwartaal, ten allerlaatste op de 20ste. In de zomermaanden krijg je daarvoor wat extra tijd. Ten allerlaatste op 24 december betaal je ook het beruchte “decembervoorschot”. Daarover lees je verder meer.
Dat is het geval als:
Bij maandelijkse aangiften regel je de hele btw-bollenwinkel tegen de 20ste van de volgende maand. Ook hier ontsnap je niet aan het decembervoorschot.
Die kans is groot als je zelfstandige bent in bijberoep. Je moet dan geen btw-aangifte indienen, noch btw aanrekenen. De keerzijde van de medaille: je kan zelf geen btw aftrekken. Let wel op: je moet nog steeds een btw-nummer aanvragen als je kiest voor de vrijstelling voor kleine ondernemingen. Je bent alleen vrijgesteld van enkele administratieve formaliteiten. Hier lees je meer over de btw-vrijstellingsregeling.
De naam zegt het al: het btw-decembervoorschot is een voorschot op de btw die je betaalt in december of het vierde kwartaal. Maandaangevers zijn al jaren verplicht om zo’n voorschot te betalen, en sinds april 2017 geldt de regeling ook voor kwartaalaangevers.
Je kan het decembervoorschot op twee manieren berekenen.
Met welke methode jij het beste uit bent? Dat weet je boekhouder als geen ander. Moet je een decembervoorschot betalen, maar heb je nog btw te goed? Dan mag je dit tegoed aftrekken van het voorschot.
Het geld moet op 24 december op de rekening van de btw-administratie staan. Is dat een zaterdag of zondag? Doe de betaling dan ten allerlaatste op de voorafgaande werkdag. Je boekhouder bezorgt jou de nodige betalingsgegevens.
Betaal niet te laat, want het woord “uitstel” staat niet in het btw-woordenboek. Per maand vertraging krijg je een boete van 0,8% van het verschuldigde bedrag.
Tip! Betaal vrijwillig een btw-voorschot
Stort gerust in de loop van een kwartaal één of meerdere bedragen aan de Btw. Wanneer je juist stort, doet er niet toe. Na het kwartaal kan je die voorschotten dan verrekenen met de btw die je dan moet betalen. Zo moet je niet alles in 1 keer ophoesten en voorkom je onaangename verrassingen.
Dat beslist de FOD Financiën. Daarom vind je alle nuttige data op hun website.
De btw-administratie laat niet met zich spotten. Ben je te laat met je aangifte? Dan loop je het risico op een tik op de billen, in de vorm van een boete. In de praktijk is de administratie behoorlijk vergevingsgezind over te late aangiftes, op voorwaarde dat je de verschuldigde btw wel tijdig betaalt.
Boetes zijn er trouwens ook als je een fout maakt. Laat je aangifte daarom altijd controleren door je boekhouder.
Worstel je met betalingsproblemen? Dan kan je een afbetalingsplan aanvragen via MyMinFin.be.
Betaalde je te veel btw? Dat krijg je – onder bepaalde voorwaarden – terug op je uitdrukkelijke verzoek. Behalve wanneer je bij de FOD Financiën nog ergens in het rood staat. Dan wordt je teveel gebruikt om die schulden af te lossen.
Op de jaarlijkse klantenlisting staan al je Belgische klanten met een btw-nummer. Die lijst gooi je online binnen vóór 31 maart. Dat kan je doen op deze website.
De intracommunautaire listing bevat de btw-gegevens van je buitenlandse klanten binnen de EU, waaraan je leverde zonder btw. Ook deze dien je digitaal in, samen met je btw-aangifte – dus maandelijks bij maandaangiftes, elk kwartaal bij kwartaalaangiftes. Koos je voor kwartaalaangiftes, en overschreed je dit kwartaal de drempel van 50.000 euro omzet? Dan moet je vanaf de maand erop toch een maandopgave indienen voor zowel je aangifte als de intracommunautaire listing. Dat doe je 12 maanden lang. Overschreed je in deze 12 maanden geen enkele keer de drempel? Dan mag je terug overstappen naar kwartaalaangiftes.
Alle btw-tarieven onder de loep
Dat is het geval wanneer je product of dienst niet valt onder de uitzonderingen van 6% of 12%. Het spreekt voor zich dat je dan 21% btw rekent op je factuur. Hier lees je hoe je een factuur opmaakt.
Dat is het geval bij steenkool, banden voor landbouwmachines en tractoren, fytofarmaceutische producten, levering van sociale woningen en margarine. In de horeca geldt dit tarief voor bereide maaltijden (dus niet voor bijvoorbeeld kaas, chips en worstjes). Bij dranken ligt het tarief op 21%. Je ziet, het is een hele ratjetoe. Vraag dus altijd advies van je boekhouder.
Onder “basisproduct” verstaat men veel dranken en voeding, maar ook levende dieren. Het tarief geldt ook voor dit minder evidente lijstje:
Je zag het hierboven al: in je horecazaak reken je 21% op drank en 12% op bereide maaltijden. Als fietshersteller geldt 6% voor je werk en 21% voor de verkoop van fietsgadgets. Met andere woorden: op één en dezelfde factuur kunnen meerdere btw-tarieven staan – en dus ook verschillende berekeningen.
Het wordt zelfs nog complexer wanneer je gemengd btw-plichtig bent. Denk maar aan een consultant die 21% aanrekent voor zijn advies en daarnaast verzekeringen verkoopt. Daarvoor is hij vrijgesteld, en kan hij bijgevolg geen btw aftrekken.
Woont je klant in een ander EU-land? Of buiten de EU? Dan gelden ook weer andere btw-regels. Je boekhouder weet hier wel raad mee. Ook hier lees je meer over dit onderwerp.
Op een dag staan ze aan je deur: de btw-controle-ambtenaren. Ook als kleine onderneming met een btw-vrijstelling mag je hun bezoek verwachten. Dat kan trouwens gebeuren op elk moment, zonder voorafgaande verwittiging. De controleurs moeten jou wel hun aanstellingsbewijs tonen wanneer je erom vraagt.
Vervolgens dien je hen toegang te geven tot “alle ruimten waar je jouw economische activiteit uitoefent”, zoals je kantoor, fabriek, werkplaats, garage en atelier. Ze mogen dus geen voet zetten in de ruimtes waar je woont. Daar mogen zij alleen snuffelen als je er zou werken voor je zaak, en met een uitdrukkelijke machtiging van de politierechter.
De controleur heeft het recht om je boekhouding mee te nemen die reeds is afgesloten. Op de teruggave van de stukken hoeft hij geen termijn te plakken. Hou je alles elektronisch bij, dan mag de controleur de gegevens downloaden of kopiëren.
De normale controletermijn is 3 jaar
Deze termijn begint te lopen op 31 december van het jaar waarin de btw opeisbaar geworden is.
Er bestaat een belangrijke uitzondering op deze verjaringstermijn. Die verhoogt naar 7 jaar als er sprake is van bedrieglijk opzet of wanneer een andere EU-lidstaat informatie bezorgt die aantoont dat
Heb je nog geen btw-nummer? Dan kan Xerius jouw ondernemingsnummer activeren als btw-nummer.
72,6 euro
