Een gestructureerd elektronisch systeem waarbij facturen zonder menselijke tussenkomst worden gelezen door computersoftware. Eigenlijk wil dat zeggen dat je als bedrijf je facturen niet meer in pakweg pdf-formaat verzendt of ontvangt, maar wel via een gecodeerde elektronische factuur. Zo kunnen je facturen makkelijker verwerkt worden door bijvoorbeeld boekhoudsystemen en computersoftware.
Bij een e-invoice, zoals een digitale factuur ook wel genoemd wordt, komt er dus geen fysiek persoon meer tussen om de factuur over te typen in een boekhoudsysteem.
Digitale facturatie wordt enkel verplicht voor facturatie tussen ondernemingen. Voor facturatie naar eindklanten geldt de verplichting niet. Factureer je aan de overheid? Dan ben je al verplicht om elektronisch te factureren.
Het is de ambitie van de federale regering om de btw-kloof te verkleinen dankzij digitale facturatie. Die btw-kloof is het verschil tussen verwachte btw-ontvangsten en de werkelijk geïnde bedragen. Het Internationaal Monetair Fonds (IMF) berekende dat deze kloof voor België 2% van het Bruto Nationaal Product (BNP) bedraagt, wat neerkomt op zo’n 11 miljard euro.
Digitale facturatie biedt jou als ondernemer enkele belangrijke voordelen:
Elektronische facturatie is dus zeker geen extra beperking, wel een kans om de digitale transitie te versnellen, je administratieve lasten te beperken en facturatiestromen duidelijker in beeld te brengen.
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Om de stap naar digitale facturatie te bewerkstelligen, heeft de federale overheid gekozen voor dit Europese netwerk.
Zo kunnen overheden, bedrijven en andere organisaties eenvoudig, snel en veilig elektronische berichten uitwisselen.
Ondernemingen kunnen zich via een éénmalige registratie bij een PEPPOL-access point aansluiten op dit netwerk.
De overheid voorziet een lange overgangsperiode. Terecht. Uit onderzoek van Xerius blijkt dat 60 procent van de Belgische ondernemers zich nog niet voorbereidt op de overgang naar digitale facturatie. Er is dus nog wat werk.
Voor een efficiënte overgang kijk je als bedrijf best eerst na of je boekhoudsoftware voldoet aan de vereiste normen. Is dat niet het geval? Dan bestaan er specifieke toepassingen om elektronische facturatie te integreren in je boekhoudsysteem. Zo zijn er tools om al je inkomende en uitgaande facturen te koppelen en te verwerken, en dat tegen zeer concurrerende prijzen.
Pre-facturatietool OkiOki houdt niet alleen je administratie als zelfstandige in orde, door bijvoorbeeld al je facturen te verzamelen. Als erkend Peppol service provider zorgt deze tool er ook voor dat je nu al in orde bent voor de verplichte digitale facturatie. Ontdek nu alle voordelen van OkiOki.
