Afbeelding tooltip:
Olga De Jong
Psychotherapeut
Aangesloten sinds 2013
Een gestructureerd elektronisch systeem waarbij facturen zonder menselijke tussenkomst worden gelezen door computersoftware. Eigenlijk wil dat zeggen dat je als bedrijf je facturen niet meer in pakweg pdf-formaat verzendt of ontvangt, maar wel via een gecodeerde elektronische factuur. Zo kunnen je facturen makkelijker verwerkt worden door bijvoorbeeld boekhoudsystemen en computersoftware.
Bij een e-invoice, zoals een digitale factuur ook wel genoemd wordt, komt er dus geen fysiek persoon meer tussen om de factuur over te typen in een boekhoudsysteem.
Digitale facturatie wordt enkel verplicht voor facturatie tussen ondernemingen. Voor facturatie naar eindklanten geldt de verplichting niet. Factureer je aan de overheid? Dan ben je al verplicht om elektronisch te factureren.
Het is de ambitie van de federale regering om de btw-kloof te verkleinen dankzij digitale facturatie. Die btw-kloof is het verschil tussen verwachte btw-ontvangsten en de werkelijk geïnde bedragen. Het Internationaal Monetair Fonds (IMF) berekende dat deze kloof voor België 2% van het Bruto Nationaal Product (BNP) bedraagt, wat neerkomt op zo’n 11 miljard euro.
Digitale facturatie biedt jou als ondernemer enkele belangrijke voordelen:
Elektronische facturatie is dus zeker geen extra beperking, wel een kans om de digitale transitie te versnellen, je administratieve lasten te beperken en facturatiestromen duidelijker in beeld te brengen.
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Om de stap naar digitale facturatie te bewerkstelligen, heeft de federale overheid gekozen voor dit Europese netwerk.
Zo kunnen overheden, bedrijven en andere organisaties eenvoudig, snel en veilig elektronische berichten uitwisselen.
Ondernemingen kunnen zich via een éénmalige registratie bij een PEPPOL-access point aansluiten op dit netwerk.
De overheid voorziet een lange overgangsperiode. Terecht. Uit onderzoek van Xerius blijkt dat 60 procent van de Belgische ondernemers zich nog niet voorbereidt op de overgang naar digitale facturatie. Er is dus nog wat werk.
Voor een efficiënte overgang kijk je als bedrijf best eerst na of je boekhoudsoftware voldoet aan de vereiste normen. Is dat niet het geval? Dan bestaan er specifieke toepassingen om elektronische facturatie te integreren in je boekhoudsysteem. Zo zijn er tools om al je inkomende en uitgaande facturen te koppelen en te verwerken, en dat tegen zeer concurrerende prijzen.
Pre-facturatietool OkiOki houdt niet alleen je administratie als zelfstandige in orde, door bijvoorbeeld al je facturen te verzamelen. Als erkend Peppol service provider zorgt deze tool er ook voor dat je nu al in orde bent voor de verplichte digitale facturatie. Ontdek nu alle voordelen van OkiOki.
OkiOki onderscheidt zich van zijn concurrenten door drie sterke pijlers: automatisering, gemoedsrust, en controle & inzicht in je financiën.
Ik wil OkiOki 30 dagen gratis proberen.
Een e-factuur, of elektronische factuur, is een gestructureerd elektronisch document in formaten zoals .XML en .UBL, dat automatisch kan worden verwerkt door facturatie- en boekhoudpakketten wereldwijd. E-facturen worden volledig digitaal verzonden en ontvangen, bijvoorbeeld via beveiligde netwerken zoals Peppol.
In vergelijking met een papieren en PDF-facturen biedt e-facturatie diverse voordelen, waaronder een zeer snelle automatische verwerking, lagere verwerkingskosten door automatisering, een minimale kans op fouten, snellere betalingen door directe koppelingen, en tot slot een verhoogde veiligheid door het gebruik van geëncrypteerde netwerken.
Lees meer over de e-factuur en haar voordelen t.o.v. een papieren of PDF factuur.
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een Europees netwerk dat bedrijven en overheidsinstanties in staat stelt om veilig en efficiënt elektronische documenten uit te wisselen, zoals e-facturen. Het netwerk maakt gebruik van open standaarden en een gestandaardiseerd formaat, wat zorgt voor een gestroomlijnde en betrouwbare communicatie tussen verschillende partijen.
Ontdek hoe Peppol werkt, wat ‘access points zijn’ en hoe Peppol een internationale samenwerking ondersteunt.
In België wordt e-facturatie verplicht om twee belangrijke redenen. Ten eerste wil de overheid bedrijven helpen digitaliseren, wat jaarlijks tot 1.8 miljard euro kan besparen. Ten tweede helpt e-facturatie btw-fraude en fouten te voorkomen, wat de btw-kloof verkleint. Dit zorgt voor efficiëntere en veiligere belastinginning.
Werk je alleen voor particuliere klanten? Voor de uitgaande facturen aan die particuliere klanten geldt deze verplichting dan niet. Maar je moet wel de e-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen. Daarom moet je dus ook geregistreerd zijn op het Peppol netwerk.
E-facturen bieden talrijke voordelen.
Een Peppol Access Point is een toegangspoort tot het Peppol-netwerk. Het is essentieel voor bedrijven om elektronische facturen te verzenden en ontvangen. Zonder toegang tot een Peppol Access Point kun je niet op het netwerk. Het fungeert als een digitale brug tussen leveranciers en klanten, wat zorgt voor snellere verwerking en minder fouten.
Niet alle facturen zullen via Peppol naar jou worden gestuurd. De e-facturatie verplichting is vandaag alleen maar van toepassing op ‘facturen’ van ‘Belgische’ bedrijven. Dus wat zal je nog steeds via andere kanalen ontvangen :
Veel documenten zullen dus nog steeds via je mailbox of leveranciersportalen tot bij jou komen. Gelukkig heeft OkiOki daarvoor nog steeds als enige speler in de markt haar unieke oplossing via de integratie met je mailbox en met leveranciersportalen.
E-facturen bieden talrijke voordelen.
Lees meer over de bescherming tegen factuurfraude
De Belgische overheid biedt een belastingvoordeel voor bedrijven die overstappen op e-facturatie, waarbij je 120% van de kosten voor implementatie en gebruik tussen 2024 en 2027 kunt aftrekken van je belastbare winst. Dit omvat kosten voor softwareaanschaf, personeelstraining en consultancy, evenals terugkerende gebruikskosten zoals je abonnementskost voor OkiOki.
Lees meer over dit belastingvoordeel.
Simpel. Jij start met OkiOki en OkiOki doet de rest. Ze registreert je op het Peppol netwerk en zorgt zo dat jij e-facturen kan verzenden en ontvangen.
Probeer het gewoon even. Start hier je 30 dagen trial.
Je kan zonder probleem je e-facturen verzenden met OkiOki. Om ze ook te ontvangen in OkiOki moet je je wel eerst uitschrijven bij je bestaande Peppol toegangspunt.
Hoe je je uitschrijft bij een Peppol toegangspunt, lees je hier op ons hulpportaal.
Met Peppol+ en OkiOki kun je niet alleen facturen via Peppol ontvangen, maar ook andere documenten, zoals e-mails en facturen van buitenlandse leveranciers. OkiOki converteert deze documenten naar een aangepast en verrijkt UBL-formaat, waardoor jij als accountant deze documenten sneller kunt afpunten. Daarnaast centraliseert OkiOki al je documenten op één plek, wat tijd bespaart en het risico op fouten vermindert.
Niet elk document zal via Peppol verstuurd worden. Dit betekent dat je sommige documenten nog steeds handmatig moet downloaden, uploaden of opzoeken. Met Peppol+ wordt dit proces overbodig. OkiOki haalt automatisch alle documenten van je klanten op, op drie niveaus: via hun mailbox, leveranciersportalen en cloudopslag. Zo verzamel je al je facturen op één plek, bespaar je tijd op controle, en zijn je facturen klaar om snel afgepunt te worden.
Met Peppol+ verzamel je al je facturen, inclusief de facturen die buiten het Peppol netwerk vallen op één plek, in een aangepast .UBL formaat. Met Coda+ ga je net een stap verder en verrijk je dit bestand met extra gegevens:
CODA+ is een verbeterde versie van de standaard CODA-bestanden die accountants helpt om betalingen efficiënter te verwerken. Het bestand wordt verrijkt met extra informatie zoals tags, commentaren en unieke gestructureerde mededelingen die zijn toegevoegd via de OkiOki-app. Deze informatie maakt het mogelijk om betalingen automatisch te koppelen aan de juiste facturen of bonnetjes, zelfs als de oorspronkelijke betaling geen gestructureerde mededeling bevat. Dit bespaart tijd en vermindert de noodzaak voor handmatige verwerking in de boekhouding.
