Enkele weken geleden stuurde Rudi Mattheus van AXIS Finance via LinkedIn een berichtje naar Danny De Pourcq, sales director Xerius, met de vraag of hij geen interesse had om eens een volledig gedigitaliseerd boekhoudkantoor te bezoeken. Natuurlijk had hij dat. Via dit kanaal delen we graag de best practices van boekhouders en accountants om de ganse accountancysector futureproof te maken. Op vlak van digitalisatie kunt u Rudi Mattheus echt een pionier noemen.
“Bijna 20 jaar geleden hebben wij onze werkwijze voor de eerste keer in vraag gesteld”, vertelt Rudi. “Weekendwerk tijdens de piekperiodes, vooral om alle facturen te verwerken, was zeker geen uitzondering. Hiervoor volgden we toch geen 40 uur bijscholing per jaar? Er waren twee mogelijkheden, ofwel bleven we ter plaatse trappelen, ofwel gingen we ons steendood werken. Het was echt niet meer plezant. Op dat moment hebben we besloten om naar een ander businessmodel te gaan.”
Wat hebt u dan veranderd?
“In 2002 onderzochten we de mogelijkheid of de input van facturen niet elders kon worden gedaan. Toen Octopus ons in die periode ook nog eens een nieuw online boekhoudpakket kwam voorstellen begrepen we onmiddellijk dat wij hiermee ook vanop afstand zouden kunnen werken.
Zo zijn we uiteindelijk in New Delhi (India) bij een bedrijfsrevisorenkantoor terecht gekomen, waarmee we een joint venture hebben opgericht. De samenwerking verliep aanvankelijk niet van een leien dakje. Er is uiteraard het taalverschil, maar ook het gegeven dat zij zich moesten aanpassen aan onze deadlines. Om de facturen van onze klanten te begrijpen hebben ze zelfs een basiscursus Nederlands gevolgd.
Wij waren waarschijnlijk het eerste kantoor dat met al z’n klanten naar de cloud is verhuisd. Waar iedereen nu de mond vol heeft over advies, deden wij dat al in 2005. We kregen eindelijk de ruimte om meer tijd vrij te maken voor onze klanten. Daardoor konden wij ook hoger opgeleide profielen aantrekken.”
Welk advies gaven jullie dan?
“Zelf ben ik in 1989 gestart, dus ook het cliënteel wordt ouder. We krijgen meer vragen over nalatenschap en het overlaten van het bedrijf. In 2012 zijn we gestart met de tweede operatie, het diversifiëren in de breedte. Zo zijn we nieuwe kennisgebieden gaan verwerven en ook meer beginnen kijken naar de bedrijfsleider achter de onderneming.
Ikzelf heb dan een doorgedreven opleiding gevolgd over vermogens- en successieplanning. Hiervoor hebben we een aparte business unit opgericht, AXIS Finance Personal. Door ons te specialiseren in familiale planning hebben we ook een speciale expertise opgebouwd rond kwetsbare personen. We hebben daar zelfs een stichting voor opgericht, met de steun van de Koning Boudewijnstichting.”
Wij boekhouders focussen teveel op het glas dat half leeg is. Je moet niet alleen naar de kost, maar ook naar de opbrengst van de software kijken.
Rudi Mattheus (links) en Steven Fuller Zaakvoerders AXIS Finance
Tegenwoordig is er hele goede software die de adviesfunctie mee ondersteunt. Maken jullie daar ook gebruik van?
Zeker, zoals al gezegd hebben we eerst in de breedte gediversifieerd, maar ook in de diepte. Zo kwam enkele jaren geleden Fid-Manager met een beheersysteem voor boekhoud- en accountantskantoren op de markt. Dit pakket sloot perfect bij de cloudsoftware van Octopus aan.
Verder werken wij met Silverfin. En maken we gebruik van Time4Value, een zelf ontwikkeld platform om Pdf’s om te zetten naar UBL, dat zorgt voor een correcte boeking. Dit platform bespaart ons enorm veel tijd.
Verder gebruiken we Connective voor de digitale handtekening en Vectera om met onze klanten een efficiënte online meeting op te zetten. Alles gebeurt digitaal. Wij boekhouders focussen teveel op het glas dat half leeg is. Je moet niet alleen naar de kost, maar ook naar de opbrengst van de software kijken.”
Ondertussen is ook Steven Fuller van Alternatief BV mee aan tafel geschoven. Vanaf volgende maand zal hij Sales2Cash mee vermarkten.
Jullie hebben zelfs een eigen toepassing ontwikkeld, Sales2Cash. Waarom?
“Cashflow is voor veel ondernemingen een probleem. Het merendeel van deze problemen worden veroorzaakt door betalingsachterstanden. Ondernemers hebben geen of te weinig tijd om dit op te volgen.
Ik weet dat uit ervaring, want in ons eigen boekhoudkantoor was dit juist hetzelfde. We dachten dat we goeie klanten hadden, maar slechts 30% betaalde op de vervaldag. De rest betaalde ook, maar later.
In 2015 zijn we dan met een Tsjechische programmeerploeg aan de slag gegaan. Na twee jaar stelden we vast dat het idee goed was, maar dat de interface beter kon. Daarom zijn we met een eigen programmeerteam terug van scratch begonnen en hebben we er ook AI- en UX-specialisten bij betrokken. Om het warm water niet opnieuw te moeten uitvinden zijn we ook met verschillende Fintechbedrijven zoals TWIKEY en POM , die al een stukje van de puzzel hadden ontwikkeld, in zee gegaan.
Wijzelf gebruiken ondertussen dit pakket al sinds mei vorig jaar en hebben onze betaalscore op vervaldag kunnen verbeteren van 30% naar 76%. Er zit een enorme knowhow achter het programma terwijl de interface heel simpel oogt. Dankzij de samenwerking met een gevestigde speler zoals Graydon kunnen we, door hun analysetools, vermijden dat er nog slechte betalers in onze klantenportefeuille terechtkomen.”
Over facturen gesproken, hoe levert de klant die vandaag aan?
“Aankoopfacturen worden tegenwoordig gescand door de klant. Veel klanten vragen of wij dan goedkoper gaan worden. Geen gemakkelijke vraag, want van nature zijn wij zijn geen verkopers. Als wij duidelijk uitleggen dat wij zwaar hebben gedigitaliseerd en dat dit ook een prijskaartje heeft, dan volgen de meeste klanten dit wel.
Alle UBL-facturen van onze klanten zijn 100% correct, omdat die in India worden rechtgezet. De OCR-software die vandaag gebruikt wordt haalt hooguit een score van 80 à 85%. De ervaring leert dat je dan toch weer alles manueel gaat nakijken, waardoor je uiteindelijk geen tijd wint. Het voordeel is dat ons kantoor altijd een up-to-date overzicht heeft van alle klanten.”
Welke voordelen heeft de digitalisatie al opgeleverd?
De piekperioden van het inputwerk werden door het Time4Value platform weggewerkt. Geen overuren en weekendwerk meer. Iedereen stopt hier tussen vier en halfvijf. En niet onbelangrijk, advies wordt beter betaald. Als ik morgen een advies geef dat 10.000 euro opbrengt, dan gaat de klant daarvoor met de smile betalen. Als ik 250 euro aanreken voor een Btw-aangifte, staat hopelijk zijn venster niet open. Met advies ben ik welkom.
En is de klant ook bereid om voor dit advies te betalen?
Er zijn twee soorten klanten. Zij die totaal niet geïnteresseerd zijn in advies en anderen die wel de toegevoegde waarde zien. Die worden regelmatig bezocht. Voor vele buitenlandse bedrijven zijn wij ook de interne boekhouder. Wij regelen alle betalingen en zorgen ervoor dat dit bedrijf met alles wettelijk in orde blijft. Zo’n vertrouwen, dat was vroeger onbestaande.
Dit kantoor investeert veel in gespecialiseerde opleidingen voor zijn medewerkers. Delen jullie die expertise ook met andere boekhoud- of accountantskantoren?
Eigenlijk hebben wij geen samenwerking met andere kantoren, uiteraard wel met heel wat andere externe partijen. Boekhouders en accountants geven bijvoorbeeld niet gemakkelijk successiedossiers door. Ik ben geen notaris, maar een confrater voor hen. Dat ligt heel gevoelig.
We zouden inderdaad meer moeten kunnen samenwerken. Ik nodig hierbij mijn collega’s uit om eens te komen kijken hoe wij werken. Misschien interessant om weten is dat wij, via ons dochterbedrijf Alternatief BV, ons Time4Value platform ook aan onze collega’s aanbieden. Wij garanderen hierbij een 100% correcte BTW-boeking in hun Octopussoftware, gekoppeld aan een UBL.
Later zullen daar nog ook nog Exact Online en andere pakketten bijkomen. Over die gespecialiseerde opleidingen gesproken, vorig jaar hebben wij een van onze fiscale medewerksters een grafische opleiding laten volgen. Het gebruik van sociale media en de content die we brengen, worden vandaag alsmaar belangrijker. Wij willen die trein niet missen.”
Heeft het Time4Value de weg naar andere kantoren gevonden?
Wanneer wij dit voorstellen aan onze collega’s en hen uitleggen dat zij hiermee een pak tijd kunnen besparen, krijgen wij heel rare reacties: ‘Wat moet ik doen met die vrijgekomen tijd? Advies geven? Welk advies? Wij hebben dit nog nooit gedaan?
Wij realiseerden ons hierbij dat niet het digitaliseren van de boekhoudactiviteit de grote ongerustheid bij de cijferberoepers is, maar wel dat velen hun comfortzone zullen moeten verlaten. Daarom hebben wij een ‘Challenger’ programma opgezet. De bedoeling is om onze collega’s te begeleiden van de ene comfortzone naar de andere. Wij reiken hen ideeën aan van hoe en waarover zij advies kunnen geven, inclusief de tools die hierbij nodig zijn. En wetende dat wij niet alle wijsheid in pacht hebben, hopen wij tijdens deze sessies ook een en ander van hen te kunnen opsteken.
Wij moeten elkaar durven uitdagen én samenwerken. En vooral, stoppen met die ouderwetse praat over klanten afpakken. Anders hebben wij over 5 à 10 jaar geen reden van bestaan meer.”
Rudi Mattheus (links) en Steven Fuller Zaakvoerders AXIS Finance