Nos collaborateurs se voient confier beaucoup de responsabilités

La structure que vous avez mise en place avec Proctifin est plutôt originale.

Cathy : « Nous aimons gâter nos collaborateurs. Des collaborateurs heureux assurent un travail de meilleure qualité. Le client en profite également. Vous choisissez ainsi où et quand vous travaillez et combien vous voulez gagner. Et si vous avez besoin de plus de temps libre, c'est également possible. »

Pouvez-vous expliquer le concept ?

Sophie : « Nos collaborateurs reçoivent un salaire fixe et variable, basé sur la quantité de travail prestée. Lorsque le volume de la comptabilité des clients augmente, le salaire brut va également augmenter. Sans compter les nouveaux clients.

Nous écoutons aussi nos collaborateurs et regardons ce qui leur donne de l’énergie. Nous établissons ainsi un ensemble de tâches sur mesure. Un collaborateur qui aime discuter avec les clients ne sera pas heureux s'il doit passer 80 % de son temps à encoder des chiffres. Si vous préférez travailler en coulisses, c’est évidemment possible. Nous partons de la propre ambition du collaborateur.

Dans la structure de Proctifin, vous pouvez continuer à vous développer pour devenir conseiller/partenaire. En tant que partenaire, vous devenez gérant et coactionnaire d’une nouvelle SRL dans laquelle une clientèle existante est introduite. Le partenaire est responsable de ses clients et de son personnel. Vous êtes accompagné et formé à toutes les étapes. La SRL fait partie du groupe, de sorte que vous ne serez jamais abandonné à votre sort. »

Cathy : « Vous donnez ainsi plus de responsabilités à vos collaborateurs. Ils doivent maintenir la satisfaction du client et créer de la valeur. Comme s’ils dirigeaient leur propre PME. Si le travail est effectué après 30 heures, vous avez le choix : un jour de congé ou un revenu d’appoint supplémentaire en traitant davantage de dossiers.»

Sophie : « La semaine de quatre jours existait donc déjà chez nous, avant même que le gouvernement ne l’ait lancée récemment. Mais ici aussi, il s’agit d’une redistribution d’un emploi à temps plein, nous examinons le nombre de dossiers terminés. Si la qualité en pâtit ? Non, absolument pas. Bien travailler, c’est récupérer du temps. C’est ce que nous appelons un système de congé illimité. Nous constatons que ce sont surtout nos collaboratrices qui visent un meilleur équilibre travail-vie privée. »

Cathy : « Le gain de temps passe surtout par une bonne collaboration avec le client. Si celui-ci fournit rapidement ses documents et répond sans tarder à vos questions, tout est plus simple. Chaque collaborateur a la possibilité de servir les clients de A à Z, mais ce n’est pas obligatoire. Si vous préférez vous occuper des entreprises personnes physiques plutôt que du suivi d'une société, cela ne pose pas de problème. Aujourd’hui, Sophie et moi menons encore la plupart des entretiens concernant les bilans. »

Quelle est la répartition des rôles entre vous ? Est-elle bien claire pour les 12 collaborateurs ?

Sophie : « Oui, nous avons une répartition claire des rôles. Nous sommes très complémentaires. Selon le langage des couleurs d’Insights, je suis le rouge-jaune et Cathy le bleu-vert. Ces dernières années, notre collaboration s’est parfaitement déroulée. »

Cathy : « J’aime tester de nouveaux programmes. Je m'intéresse beaucoup au gain de temps et d’efficacité. Trouver de nouvelles personnes est également difficile pour nous, il faut donc surtout chercher à automatiser les tâches répétitives. Notre volonté n'est pas d'avoir toujours les dernières nouveautés, mais nous ne voulons pas manquer le train en marche. »

Qui sont vos clients ?

Sophie : « Il s’agit tant d’entreprises personnes physiques que de sociétés. Nous ne pouvons malheureusement plus aider les personnes qui se lancent à titre complémentaire en raison de la pénurie de personnel. Le prix de revient est également déterminant. Si vous gagnez 5 000 euros et que vous devez payer votre comptable 1 000 euros, cela ne vous fera pas plaisir. Nous ne voulons pas de clients qui ne sont pas satisfaits. Pour une personne à titre complémentaire, un expert-comptable sera toujours trop cher. »

Cathy : « À cela s’ajoute le fait qu’une activité à titre complémentaire est parfois encore plus complexe, en combinaison, par exemple, avec une allocation de chômage. Je pense par exemple au système du tremplin en Flandre. Cela demande un suivi précis. Un indépendant à titre principal ne perçoit qu’un seul revenu. L’afflux de nouveaux clients est de toute façon important chez Proctifin. Il est frappant de constater que ces derniers temps, nous avons également reçu de nombreux clients d’experts-comptables qui partent à la retraite. Ils ne cherchent même pas à céder leur bureau. »

Où Proctifin veut-elle faire la différence par rapport aux autres bureaux comptables ?

Cathy : « L’accessibilité. Je veux que mes clients comprennent efficacement leurs chiffres. »

Sophie: « Nous collaborons également avec de nombreux entrepreneurs qui dirigent leur entreprise depuis des années à l'intuition. Ils n’avaient aucune vue sur leur bilan ou n’avaient jamais vu de bilan. Le comptable traite tout en coulisses et fait les déclarations à temps. Et ce n’est pas tout. Nous voulons pouvoir écrire l’histoire derrière les chiffres. »

Cathy : « Et les clients doivent oser poser des questions. Certains n'ont jamais osé. S’ils comprennent mieux leurs chiffres, ils posent également de meilleures questions. »

Sophie : « Si nous déterminons ensemble des KPI, cela procure une certaine tranquillité d’esprit à certains entrepreneurs. J’ai des clients qui, année après année, n'ont pas été bien accompagnés par leur comptable et constatent qu’ils ne peuvent plus payer leurs factures. Si vous parvenez à les remettre sur la voie, ils repartent de plus belle. »

Cathy : « Chez nous, tout le monde doit passer au moins deux fois par an. C’est inclus dans le package. Nous sommes plutôt le CFO des petites entreprises. C’est notre objectif. »

Vous avez déjà indiqué qu’il n’était pas facile de trouver de nouveaux collaborateurs. Mais comment les trouver ?

Sophie : « Nous essayons de conserver les étudiants en comptabilité qui font un stage ici. D’autre part, nous faisons également appel à Accountemps (Robert Half) pour trouver des professionnels de la finance, mais cela représente un coût énorme pour un petit bureau. C’est pourquoi nous recherchons nous-mêmes des candidats sur LinkedIn. »

Pour revenir sur la structure de Proctifin. Chaque collaborateur peut au final devenir un partenaire, qui gère alors son propre bureau. Si je comprends bien, vous vous occupez de mettre en place toute l'infrastructure.

Cathy: « C'est exact. Nous pouvons ainsi décharger un maximum ces petits bureaux. Dans un bureau comptable, il y a une foule de choses à faire qui n’ont en fait rien à voir avec la comptabilité. Par exemple, de nombreux petits acteurs n’ont pas encore de site web. Souvent, ils ne savent pas quels choix (numériques) ils doivent faire. Nous passons aussi beaucoup de temps à chercher comment fonctionnent tous les programmes.

Réinventer l’eau chaude a peu de sens et prend beaucoup de temps. Tout est fait pour vous. Nous ne prenons pas de bénéfices excessifs pour mettre l’infrastructure à disposition. Proctifin peut être un havre de paix pour les petits bureaux. C’est également une bonne chose pour le client, afin qu’il soit toujours en contact avec les visages familiers. Un grand bureau de 50 personnes n'offre pas la même chose. Là aussi, nous remarquons que les entrepreneurs, qui sont passés par de grands bureau, optent à nouveau pour le petit acteur local. Si nous parvenons à réunir de petits bureaux, nous pourrons également conclure de meilleurs accords avec les sociétés de logiciels. Plus vous êtes grand, mieux vous pouvez négocier. »

Bref, vous voyez l’avenir en rose.

Cathy :« Nous sommes trop jeunes pour entrer dans une phase de consolidation. Nous voulons suivre notre propre voie. Avec toutes les sociétés qui continuent à se développer sous l'égide de Proctifin, nous veillons à ce que le bureau ait un avenir. Nous permettons à nos collaborateurs de devenir meilleurs que nous. Cela signifie oser lâcher prise, permettre aux gens de commettre des erreurs.

J’espère également que notre métier aura une image un peu plus sexy. Notre métier est loin d’être ennuyeux. Si le monde extérieur en est également convaincu, il y aura peut-être plus de candidats à la profession. »