Onze medewerkers krijgen veel verantwoordelijkheid

De structuur die jullie opgezet hebben met Proctifin is best origineel.

Cathy: “Wij leggen onze medewerkers graag in de watten. Gelukkige medewerkers verrichten kwalitatiever werk. Ook de klant profiteert hiervan. Zo kies je waar en wanneer je werkt en eigenlijk ook hoeveel je wil verdienen. Meer nood aan vrije tijd, ook prima.”

Dat moet je me toch eens uitleggen.

Sophie: “Onze medewerkers verdienen een vast en variabel loon, gebaseerd op de hoeveelheid werk die gepresteerd wordt. Wanneer het volume van de boekhouding van de klanten groeit, gaat ook het brutoloon mee stijgen. En dan tel ik er nog geen nieuwe klanten bij.

Wij luisteren ook naar onze mensen en kijken waarvan ze energie krijgen. Zo maken we een takenpakket op maat. Iemand die graag klantbesprekingen doet, maak je niet gelukkig als hij 80% van zijn tijd bezig is met inboeken. Wens je achter de coulissen te blijven werken, dan kan dat ook uiteraard. We vertrekken van de eigen ambitie van de medewerker. 

Binnen de structuur van Proctifin kan je je verder ontwikkelen tot adviseur/partner. Als partner word je zaakvoerder en medeaandeelhouder van een nieuwe BV waarin bestaand cliënteel wordt ingebracht. De partner is verantwoordelijk voor zijn klanten en zijn personeel. In alle stappen word je begeleid en opgeleid. De BV maakt deel uit van de groep, waardoor je nooit aan je lot overgelaten wordt.”

Cathy: “Je geeft je medewerkers meer verantwoordelijkheid. Zij moeten de klant tevreden houden en waarde creëren. Alsof ze een eigen kmo’tje leiden. Is het werk gedaan op 30 uur, dan heb je de keuze: een dagje vrijaf of extra bijverdienen door meer dossiers te verwerken.”

Sophie: “De vierdagenweek bestond dus al bij ons, nog voor de regering hiermee onlangs uitpakte. Maar ook hier is het een herverdeling van een voltijdse job, wij kijken naar het aantal afgewerkte dossiers. Of de kwaliteit daaronder te lijden heeft? Nee, absoluut niet. Goed werken is tijd terugkrijgen. Wij noemen dat een systeem van onbeperkt verlof. We zien wel dat vooral onze vrouwelijke medewerkers een betere work-life balans nastreven.”

Cathy: “De tijdwinst boek je vooral door goed met de klant samen te werken. Als die sneller zijn documenten aanlevert en sneller antwoordt op je vragen, dan loopt alles veel vlotter. Elke medewerker krijgt de mogelijkheid om klanten te servicen van a tot z, maar dat hoeft niet. Als je liever eenmanszaken verwerkt en niet graag de hele opvolging van een vennootschap wil doen, ook prima. Vandaag doen Sophie en ik nog wel de meeste balansbesprekingen.”

Hoe is dan de rolverdeling tussen jullie? Is dat duidelijk voor de 12 medewerkers?

Sophie: “Ja, wij hebben een duidelijke rolverdeling. Wij zijn heel complementair. Volgens de kleurentaal van Insights ben ik de rood-gele en Cathy de blauw-groene. De voorbije jaren is onze samenwerking vlekkeloos verlopen.”

Cathy: “Ik test graag nieuwe programma’s uit. Tijdswinst en efficiëntie, dat is mijn stokpaardje. Nieuwe mensen vinden is ook voor ons moeilijk, dus de groei moet je vooral zoeken in de automatisatie van repetitieve taken. Niet dat we het nieuwste van het nieuwste moeten hebben, maar we willen de boot niet missen.”

Wie zijn jullie klanten?

Sophie: “Dat zijn zowel eenmanszaken als vennootschappen. Mensen die in bijberoep starten kunnen we jammer genoeg niet meer verder helpen, vanwege die personeelskrapte. Ook de kostprijs is bepalend. Als je 5.000 euro verdient en je moet daar 1.000 euro van aan je boekhouder afgeven dan word je daar niet vrolijk van. Wij willen geen klanten die niet blij zijn. Voor iemand in bijberoep zal een accountant altijd wel te duur zijn.”

Cathy: “Daarbij komt nog dat een activiteit in bijberoep soms nog complexer is in combinatie met bijvoorbeeld een werkloosheidsuitkering. Ik denk maar aan het systeem van de springplank in Vlaanderen. Je moet dat allemaal goed opvolgen. Een hoofdberoeper heeft maar één inkomen. De instroom van nieuwe klanten is bij Proctifin sowieso groot. Opvallend, maar de laatste tijd krijgen we ook heel wat klanten van accountants die met pensioen gaan. Die laten zelfs hun kantoor niet over.”

Waar wil Proctifin het verschil maken met andere accountantskantoren?

Cathy: “Het laagdrempelige. Ik wil dat mijn klanten hun cijfers effectief begrijpen.”

Sophie: “Wij krijgen ook heel wat ondernemers over de vloer die jarenlang vanuit een buikgevoel hun zaak hebben geleid. Zij hadden totaal geen zicht op hun balans of nooit een balans gezien. De boekhouder verwerkt alles achter de coulissen en dient alles op tijd in. Daar blijft het ook bij. Wij willen het verhaal achter de cijfers kunnen meeschrijven.”

Cathy: “En de cliënten moeten vragen durven stellen. Sommigen hebben dat nooit gedurfd. Als ze hun cijfers beter begrijpen stellen ze ook betere vragen.”

Sophie: "Als we samen de KPI’s bepalen geeft dat bij bepaalde ondernemers een zekere gemoedsrust. Ik heb klanten die jaar en dag niet goed begeleid zijn door hun boekhouder en dan tot de vaststelling komen dat ze hun facturen niet meer kunnen betalen. Als je dan terug een pad kan uittekenen, dan gaan ze er weer volle bak tegenaan."

Cathy: "Bij ons moet iedereen minstens twee keer per jaar langskomen. Dat zit mee in het pakket. Wij zijn eerder de CFO van kleine ondernemingen. Daarvoor willen wij staan."

Jullie gaven al aan dat nieuwe medewerkers vinden niet gemakkelijk is. Maar hoe vind je ze dan toch?

Sophie: "We proberen de accountancystudenten die hier een stageplaats krijgen te behouden. Anderzijds doen wij ook een beroep op Accountemps (Robert Half) om een financiële professional te vinden, maar dat kost gigantisch veel voor een klein kantoor. Om die reden gaan we op LinkedIn zelf naar kandidaten op zoek."

Om het nog even te hebben over de structuur van Proctifin. Je kan dus uiteindelijk partner worden, die dan een eigen kantoortje runt. Als ik het goed begrijp zorgen jullie voor de volledige infrastructuur.

Cathy: “Juist. Wij kunnen die kantoortjes dan van alles ontzorgen. Er zijn nog zoveel zaken te doen in een accountantskantoor, die eigenlijk niks met boekhouden te maken hebben. Zo hebben veel kleinere spelers bijvoorbeeld nog geen website. Zij weten dikwijls niet welke (digitale) keuzes ze moeten maken. Of steken heel veel tijd in het uitzoeken van hoe al die programma’s werken.

Opnieuw het warm water uitvinden heeft weinig zin en is heel tijdrovend. Alles wordt voor je gedaan Wij nemen geen woekerwinsten om de infrastructuur ter beschikking te stellen. Proctifin kan een veilige thuishaven zijn voor kleine kantoortjes. Ook een goede zaak voor de klant, zodat die toch steeds in contact komt met de vertrouwde gezichten. Een groot kantoor met 50 mensen op de vloer voelt niet goed. Ook daar merken we dat ondernemers, die mee overgegaan zijn naar grote kantoren, terug kiezen voor de kleine lokale speler. Als we kleine kantoren kunnen verenigen, kunnen we ook betere afspraken maken met de softwarehuizen. Hoe groter je bent, hoe beter je kan onderhandelen.”

Kortom, jullie zien de toekomst rooskleurig in.

Cathy: “Wij zijn te jong om in te stappen in een consolidatieverhaal. We willen onze eigen weg gaan. Met alle vennootschappen die verder groeien uit de koepel van Proctifin zorgen we ervoor dat het kantoor een toekomst heeft. We gunnen het onze mensen dat ze beter worden dan wij. Dat betekent durven loslaten, toelaten dat mensen fouten maken.

Verder hoop ik dat ons beroep toch een meer uitgesproken sexy karakter krijgt. Ons beroep is verre van saai. Als ook de buitenwereld hiervan overtuigd geraakt, komt er misschien terug meer instroom naar het beroep.”