“Je medewerkers vertrouwen geven is super belangrijk”

Vooral hun persoonlijke aanpak wordt door de klanten enorm gesmaakt. Dankzij de digitalisering heeft het kantoor meer tijd kunnen vrijmaken om (nog) meer met de ondernemer in gesprek te gaan. Voor bestuurder Patrick Helsen ligt daarbij de focus op waardecreatie en waardeoverdracht. Gelukkig kan hij elke dag ook rekenen op een hecht team, want zo’n Award winnen, doe je niet alleen.

Van wie kreeg jij de accountantsmicrobe mee?

Patrick: “Mijn vader was actief in een bakkersfamilie. Zoals vaak het geval is in een familiebedrijf, zorgt de combinatie van familie- en zakelijke belangen voor onenigheden met een splitsing tot gevolg.

Er kwam toen een bedrijfsrevisor aan te pas. Het intrigeerde me wat die man deed. Zelf zat ik toen in mijn laatste jaar handelsingenieur en was voorbestemd om in een chemisch bedrijf aan de slag te gaan.

En toch ben ik bij die revisor gaan solliciteren. Die zei me dat ik best nog eens kon terugkomen als ik wat meer kennis had. Dan ben ik bij andere revisorenkantoren begonnen. Vier jaar later ben ik met een eigen kantoor gestart. Ik had toen nog geen enkele klant.

Als handelsingenieur in de beleidsinformatica ben ik ook altijd geïnteresseerd geweest in gegevensverwerking. Welke informatie heb je en hoe kan je die gaan gebruiken? Als je onze klantbrochure  bekijkt, dan komen de woorden boekhouding en fiscaliteit er nauwelijks in voor.

Wat wij wel bieden is waardecreatie en waardeoverdracht. Voor de verwerking van de financiële data wil de klant in se niet betalen, wel voor de informatie die daaruit voortvloeit.

Ik doe de hele dag niks anders dan klantgesprekken. Dan kijken we samen ‘live’ naar de cijfers op het scherm. Vaak helpen die cijfers om bepaalde problemen in de onderneming bloot te leggen.

Ik ben een klankbord en merk dat de ondernemer dit enorm apprecieert. Samen met de klant zoeken we naar oplossingen, zodat de persoonlijke doelen alsnog behaald kunnen worden. Uit mijn meer dan 30 jaar ervaring kan ik dikwijls toch iets toevoegen.”

Wie zijn dan de klanten van jouw kantoor?

Patrick: “Onze klanten zijn meestal middelgrote kmo’s en medische beroepen.

Waar ik vooral energie van krijg, is om samen met die ondernemer plannen te maken, budgetten op te stellen, met banken te onderhandelen en overnames te doen.

Moeilijke tijden creëren enerzijds opportuniteiten, voor andere ondernemingen vergt het extra aandacht. Die klanten probeer je dan van dichtbij op te volgen om zo de juiste beslissingen te nemen. Klanten voelen dat wij dit ter harte nemen.

Ook de interne medewerker moet in diezelfde gedachtenstroom mee. Een keer per maand houden wij daarom een ‘quality meeting’ met alle medewerkers.  Ik leg dan uit waar ik naartoe wil en wat nog beter kan. Ook de teamleden moeten zich voorbereiden en iets inbrengen. Al zijn het maar kleine dingetjes. Op die manier gaan we er samen voor.” 

Het is vaak niet eenvoudig om iedereen op dezelfde lijn te houden…

Patrick: “Klopt, daarom is een goede communicatie met je medewerkers o zo belangrijk. Tegenwoordig moet je naast accountant, ook jurist, marketeer, maar vooral People Manager zijn.

Om de goede groepssfeer te behouden organiseren wij regelmatig teambuildings. Of brainstormsessies in het buitenland zoals laatst in Amsterdam en Berlijn. Die initiatieven zorgen ervoor dat mensen op dezelfde golflengte zitten en fier zijn om deel van het team uit te maken.

Nieuwe medewerkers vinden is niet evident, maar ze behouden is ook een opgave. We zijn een relatief klein kantoor en daarom merken we snel op wanneer iemand met iets zit. Mijn deur staat letterlijk altijd open.”

Tegenwoordig moet je ook thuiswerken promoten om nieuw talent aan te trekken. Hoe zit dat bij Helsen Consulting team?

Patrick: “100% hier op kantoor, 0% thuis en dat is niet op mijn vraag. Na corona wilde iedereen zo snel mogelijk terug naar kantoor komen. Ze wilden niks missen van wat er op kantoor gebeurt.

Sporadisch gebeurt het wel dat iemand van thuis uit werkt, gewoon om bijvoorbeeld een dossier grondig te bestuderen.”

Toch wel a-typisch moet ik zeggen

Patrick: “Ja, maar hier wordt nog gelachen, hier gebeurt heel veel. Er zijn kantoren waar je best niet teveel naar boven kijkt en pas ’s avonds van je computerscherm vandaan mag komen. Dat is hier niet het geval.

Je zit meer hier dan thuis en dus moet het een aangename omgeving zijn waarin je vertoeft. Ik investeer daar ook in. Het kantoor wordt nu weliswaar wat krap en daarom zijn we op zoek naar een groter pand.

Iedereen vraagt zich af waarom we een nieuw kantoor willen laten bouwen. ‘Laat medewerkers wat meer thuiswerken, dan kan je er nog gemakkelijk vijf bij aannemen’, hoor je dan. Niet met deze groep, ze willen alles gehoord hebben. Kunnen rondlopen en informeel overleggen aan het koffieapparaat. Ik ben een tevreden man.”

De medewerkers zijn Digital-minded. Vraag is of de klant dat ook is?

Patrick: “In het begin zien veel ondernemers op tegen een digitale samenwerking. Nieuwe klanten laten wij echter geen andere keuze. Facturen inboeken gaan ze zelf doen. Ze worden wel intensief door iemand van het kantoor begeleid.

Uiteraard hebben wij  ook nog wel een aantal bestaande klanten die de digitale transitie niet zien zitten. Die worden vanzelfsprekend ook verder geholpen. Het programma dat een ondernemer gebruikt om zijn verkoopfacturen te maken, moet je wel kunnen koppelen aan ons systeem.

Aankoopfacturen worden verwerkt op het platform van Clearfacts, gekoppeld aan Exact Online. Na een grondige opleiding doet de ondernemer de boekingen zelf. Uiteraard blijft ons kantoor alles monitoren.

Verder geven wij de klant toegang tot een op maat gemaakt rapport in Silverfin. Zo kan hij marge, omzet, personeels- en andere overheadkosten volgen en vergelijken met de vorige maanden en met het budget.”

Hoe is de interne organisatie opgebouwd?

Patrick: “We hebben 15 medewerkers waarvan er 7 klantgesprekken voeren. We streven er wel naar dat iedereen alles van a tot z doet.

In de beginfase volgen nieuwe dossierbeheerders mijn gesprekken met de klant. Na een tijdje moedig ik hen aan om het zelf te doen. Het is super belangrijk om je mensen vertrouwen te geven.

Als je hier iets kan, dan ‘spring’ je zonder vrees. Je moet bekwame mensen hebben aan wie je kan delegeren. Mensen groeien als ze zich gewaardeerd voelen.  Dat is de enige manier om als kantoor vooruitgang te kunnen boeken.”

Denk je dat jouw kantoor kan overleven in een wereld waarin er meer en meer grote accountancy bedrijven ontstaan?

Patrick: “Sinds ons kantoor de award won, heb ik al twee aanbiedingen gekregen. Nu alles zo complex geworden is, kun je binnenkort niet meer mee, zeggen ze dan. Je hebt niet al die specialisaties in huis.

Ik kan inderdaad niet alles, maar ik kan wel een eerstelijnsscreening doen. De sterkte van ons kantoor is dat we juist heel wendbaar zijn, zeer snel beslissingen kunnen nemen en ‘chirurgisch’ te werk kunnen gaan door specialisten uit ons netwerk voor heel specifieke vragen in te schakelen.

Op die manier vermijd ik het hoge prijskaartje van een groot kantoor. Het klinkt misschien pretentieus, maar de laatste tijd nemen we mooie dossiers over van die grote accountancy bedrijven.

Klanten voelen zich terug gehoord nu ze weer een vaste gesprekspartner hebben. Ze houden van iemand die van aanpakken weet. Verder willen die klanten goed en snel bediend worden, en liefst met de glimlach.”

Vandaar de erkenning met de Exact Award. De klant weet blijkbaar de dienstverlening van Helsen Consulting Team te appreciëren.

Patrick: “Ik denk dat de klant voelt dat wij moeite doen. Ik geloof zeker in de toekomst.

Jaren geleden zei men dat het beroep van boekhouder of accountant ten dode was opgeschreven. Niets is minder waar.

Jammer genoeg heeft dat er wel voor gezorgd dat er minder jongeren kiezen voor een accountancy richting. Nu één van mijn zonen als eerstelijns juridisch adviseur mee aan boord is gekomen, heb ik het volste vertrouwen in de toekomst van ons kantoor.”

Danny Depourcq