Boekhouding eenmanszaak: zelf doen of hulp inschakelen?

Voor welke ondernemingsvorm je ook kiest, je boekhoudkundige verplichtingen mogen niet de beslissende factor zijn. Hoewel een vennootschap een ‘dubbele boekhouding’ (lees: een grotere papierwinkel) vereist, kan ze ook voor starters interessanter zijn dan een eenmanszaak. Zaken als aansprakelijkheid, mensen die mee willen stappen in je zaak of de nood aan investeerders zullen hier de doorslag geven.

Wat houdt de ‘vereenvoudigde boekhouding’ in?

In een notendop: je moet een volledig overzicht van al je uitgaven en inkomsten bijhouden. Niets meer en niets minder, waardoor men ook wel spreekt van een ‘enkelvoudige boekhouding’. In de praktijk gaat het concreet om:

• Verkoopdagboek: een chronologisch overzicht van je facturen, met opeenvolgende factuurnummers
• Aankoopdagboek: een lijst met je uitgaven in functie van je zaak

Die zaken moet je vervolgens aangeven bij de overheid:

• Via het deel 2 van de jaarlijkse aangifte van personenbelasting
• Via de jaarlijkse klantenlisting: een overzicht van al je klanten met een Belgisch btw-nummer
• Via de btw-kwartaalaangifte, waarmee je alle ontvangen en betaalde btw aangeeft

Dat laatste is enkel verplicht voor wie effectief btw aanrekent. ‘Kleine ondernemingen’, bedrijven die minder dan 25.000 euro per jaar omzet draaien, zijn vrijgesteld van btw. 

Kan je dit zelf doen?

In theorie kan je in een eenmanszaak perfect zelf je boekhouding voeren. Of dat wel zo’n goed idee is, hangt af van je kennis én van de tijd die je eraan wil spenderen. Ben je ietwat beslagen in administratie en financiën, dan kan je in principe zelf aan de slag. Enkele digitale hulpmiddelen kunnen wel helpen:

• Een boekhoudprogramma. Online vind je heel wat kwalitatieve opties – maar daar betaal je ook voor. Belangrijk is wel dat zo’n programma perfect beantwoordt aan de noden van je zaak. Daarvoor win je beter objectief advies in. Een boekhouder is hiervoor het best geplaatst. Kortom: ook al doe je alles (of veel) zelf, professioneel advies is altijd een goed idee.

• Excel. Gratis en betrouwbaar, maar ook een stuk complexer. Niet alleen heb je kennis nodig van de typische Excelformules, je moet ook zelf de hele boekhoudkundige structuur in de juiste rijen, kolommen en tabbladen gieten.

Maar zelfs met die boekhoudtools blijft het een uitdagende en tijdrovende klus. Onderschat vooral ook het risico niet. De rekening moet immers kloppen als een bus. Anders krijg je het aan de stok met de fiscus.

Waarom een boekhouder sowieso interessant is

Helemaal alleen het fiscale labyrint in trekken, kan dus risicovol zijn. De tijd die je erin steekt, besteed je veel beter aan de uitbouw van je bedrijf. Bovendien is een goede boekhouder veel meer dan een doorgeefluik voor je paperassen:

• Je krijgt advies. En niet alleen over je kosten of belastingen, maar bijvoorbeeld ook over hoe je een financieel plan opstelt, wanneer je het best overschakelt naar een andere ondernemingsvorm, waar je privé-investeerders vindt, enzovoort.
• Je krijgt een dienst op maat. Wil je bijvoorbeeld een stuk zelf doen, dan raadt je boekhouder je het boekhoudpakket aan dat geknipt is voor je bedrijfsnoden, de grootte van je bedrijf én je toekomstige groei. Ander voorbeeld: je kan gerust slechts één keer per jaar afspreken, en zelf elk kwartaal je btw aangeven.
• Je bent mee met de laatste wetgeving. Zodra er nieuwe regels zijn die je zaak centen kunnen opleveren, kan je boekhouder hier snel op inspelen. Denk maar aan nieuwe regelingen rond aftrekbare kosten, de taxshift of fiscale gunstregelingen zoals de tax shelter.