Heb je nog schoendoosklanten?
Niel: “Enkele hele kleine eenmanszaken. Die durven nog eens papieren facturen binnenbrengen of een factuur in PDF doormailen. Het heeft ook weinig zin om voor die ‘kleine’ klanten de softwarekost te maken.”
Wie zijn jullie klanten? Is iedereen welkom?
Jan: “Iedereen is zeker welkom. De laatste tijd zijn we echter selectief in het accepteren van zelfstandigen die actief zijn in bijberoep. We merken immers dat zij vooral op zoek zijn naar een goedkope partner die hun administratie voert. Daar ligt echter niet onze focus. We willen meerwaarde bieden door advies op maat te leveren.”
Niel: “Onze klantenportefeuille bestaat vandaag voornamelijk uit vennootschappen, actief in uiteenlopende sectoren. Een groot aandeel van ons cliënteel zijn managementvennootschappen, maar ook vrije beroepen en kleine tot middelgrote KMO’s vinden de weg naar VP Accountants.”
Met vier vennoten binnen hetzelfde kantoor. Is dat niet moeilijk?
Niel: “Iedereen kan zich vinden in zijn of haar rol. Dat is heel natuurlijk gegroeid. We delen eenzelfde visie van hoe we omgaan met klanten en welke service we willen bieden. Een goede relatie onderhouden, een snelle en een efficiënte opvolging. Dat klinkt misschien heel cliché. We kijken op een gelijkaardige manier naar digitalisatie. Misschien is het een voordeel dat we generatiegenoten zijn?”
Op de website van VP Accountants & Belastingconsulenten lees ik dat jullie proactief zijn en samen met de ondernemer naar de toekomst kijken. Waaruit blijkt dat dan?
Jan: “Voor het merendeel van onze klanten maken wij periodieke tussentijdse rapporteringen, die we ook graag met hen bespreken. Steevast vragen we naar de plannen van de komende maanden en spelen daarop in. We volgen actief de sociale bijdragen en voorafbetalingen op, en trachten waar mogelijk ook fiscale optimalisaties voor te stellen. Nieuwe fiscale maatregelen toetsen we aan het bedrijf van onze client, zodat we hen hier ook proactief van op de hoogte kunnen stellen en eventuele maatregelen kunnen nemen.”
Niel: “Die periodieke besprekingen zijn heel belangrijk. Het is noodzakelijk om te weten waar mensen zakelijk - maar ook privé - mee bezig zijn. De zaak gaat dienen om het privéleven te financieren, dat zou toch de insteek moeten zijn. Hoe dat gebeurt, dat is voor iedereen verschillend. De ene droomt misschien van een villa in het zuiden van Frankrijk, de andere wil dat zijn erfopvolging geregeld is. Communicatie begint centraler te staan en de boekhouding is het middel. Het aantal uren bespreking en de bijhorende voorbereiding daarvan met klanten, overstijgt ruimschoots het aantal uren van de zuivere boekhoudkundige verwerking.”
Jan: “Meer en meer betrekken wij ook de dossierbeheerder bij de gesprekken. Op die manier zien zij hoe wij als vennoot besprekingen aanpakken. Klanten zien dit als een voordeel: de doorgedreven dossierkennis van de dossierbeheerder, aangevuld met de ervaring van de vennoot.”
En voor de dienstverlening rekenen jullie een forfaitair bedrag aan?
Niel: “Juist. Een kleine minderheid van onze klanten worden in regie afgerekend, maar het merendeel betaalt een forfaitair bedrag per kwartaal of per maand. Die prijs wordt op voorhand vastgelegd, zodat de klant vooraf een duidelijk beeld heeft van onze kostprijs.”
Jan: “We maken elk jaar een nacalculatie om te zien of onze prestaties in overeenstemming zijn met de betaalde prijs. Als blijkt dat we véél meer werk hebben gehad dan oorspronkelijk gebudgetteerd, gaan we de klant geen supplement aanrekenen. Het jaar daaropvolgend wordt het forfaitaire bedrag wel verhoogd.”
Hoe kijken jullie naar consolidatie die momenteel aan de gang is in de accountancysector?
Jan: “Wij zien die evolutie heel sterk. Heel wat kantoren laten zich opslorpen door een grote speler. Na een tijdje merken we dat die klanten hier komen aankloppen. Het persoonlijk contact met het vaste aanspreekpunt is weg. De persoon die het dossier door en door kent, is er vaak niet meer. Net daar maken wij het verschil. In een grote groep kan je de vragen van de klanten misschien wel intern oplossen, maar daar maken wij gebruik van ons uitgebreid netwerk.”
Niel: “Ik denk dat klanten snel doorhebben dat de aanpak niet meer dezelfde is. Ook de medewerkers merken dat. Door die consolidaties is het voor ons misschien iets gemakkelijker geworden om personeel te vinden. Het loon is misschien wel goed in een grotere groep, maar we zien dat de work-life balance in combinatie met een aangename werksfeer enorm belangrijk geworden is. Deze punten staan dan ook centraal bij een sollicitatiegesprek.”
Jan: “De werkdruk ligt daar vaak ook hoger. Als je een kantoor overneemt, groei je wel in aantal dossiers maar niet alle medewerkers doen de overstap. Die extra klanten zorgen dan voor meer werkstress. Men zoekt dan de werkvreugde van een kleiner kantoor op.”
Niel: “Wij zijn tevreden met de structuur die we hebben opgebouwd en rekenen op organische groei. Het personeel doet bij ons geen overuren. Tijdens de normaal drukke btw-periode zijn er ook geen piekmomenten meer, omdat de klanten regelmatig hun stukken opladen in ons digitaal klantenportaal. Dus nee, hier moet je geen 60 uur per week presteren op die drukke momenten, zoals die er nog zijn in veel andere accountantskantoren.”
Dankjewel Jan en Niel voor de fijne babbel en de lekkere koffie.
Danny De Pourcq