"Boekhouders investeren te weinig tijd in hun eigen kantoor"
Steek niet al uw tijd in het helpen van klanten.
Dennis Geusens en Ken Ansoms van boekhoudkantoor Ge-Fibo
In een digitale wereld staat de klant écht centraal. Boekhoud- en accountantskantoren gaan zich in de toekomst vooral onderscheiden door de samenwerking met de klant te optimaliseren en vernieuwende diensten te ontwikkelen.
Vanaf nu laten we in elke nieuwsbrief boekhouders en accountants aan het woord over de ontwikkelingen in hun beroep. Bedoeling is andere kantoren te inspireren. Deze keer mochten we meekijken in de interne keuken van Ge-Fibo uit Brasschaat. Dit kantoor zet heel hard in op online boekhoudingen.
Vijf jaar geleden nam Dennis Geusens het kantoor van Marc Geerts over, nadat hij hier in 2005 als stagiair begonnen was. De digitalisering in de accountantssector begon de kop op te steken. Het was tijd om de volgende stap te nemen. In 2012 kwam ook Ken Ansoms aan boord om het nieuwe verhaal mee vorm te geven. Kort daarop werd Difibo, het kleine digitale broertje van Ge-Fibo, opgericht om een 2.0-versie van het kantoor uit te rollen. Noem Difibo een start-up bedrijfje of een digitaal laboratorium dat de ondernemer helpt bij het efficiënter maken van zijn administratieve processen.
Danny De Pourcq, sales director Xerius: Als ik het goed begrijp, is Difibo een spin-off van Ge-Fibo?
Dennis: “Klopt, voorlopig werkt Difibo nog volledig voor Ge-Fibo. Difibo levert de technische support bij klanten voor het gebruik van de software. Ik denk bijvoorbeeld aan het opladen of aanmaken van facturen. Wij investeren na de opstart van een nieuwe klant veel tijd in opleiding en doen dit gratis. Hoe beter de klant met onze tools werkt, hoe gemakkelijker het ook voor ons wordt. Bij Ge-Fibo betaalt de klant een vaste maandprijs en één keer per jaar krijgt hij van Difibo een factuur voor alle softwaretoepassingen die hij gebruikt. Tot hiertoe fungeerde Ge-Fibo als toegangspoort naar Difibo, maar in de toekomst zou dit ook wel eens andersom kunnen zijn.”
Waar maken jullie als boekhoudkantoor het verschil?
Dennis: “Vooral onze no-nonsense aanpak, het persoonlijk contact met de klant , een vaste all-in prijs en het aanbieden van een volledig digitale boekhouding in Yuki. We halen hele goeie kwaliteitsscores. De klantentevredenheid moet boven de 9 zijn, anders zijn we niet goed bezig. Dat betekent dat we binnen de 24 uur reageren op vragen van ondernemers en dat de online boekhouding dagelijks is bijgewerkt.”
Ken: “We willen daarbij ook het menselijk aspect niet uit het oog verliezen. Dat betekent heel open en eerlijk met de klant communiceren. De klant centraal stellen.”
"Een tijdje geleden hebben we een anonieme bevraging onder onze medewerkers gedaan. Zo zijn we dan gestart met het invoeren van glijdende werkuren en thuiswerken. Bij Ge-Fibo willen we waken over een goede work-life-balans."
Wat bedoel je met klant centraal zetten? Iedereen zegt dat tegenwoordig.
Dennis: “Eigenlijk gaan wij de persoonlijke ‘CFO’ van de klant worden. Een financiële rechterhand, die de ondernemer helpt om de juiste beslissingen te nemen. We willen klanten ook meer proactief gaan adviseren, zo van: ‘We zien dat de omzet gestegen is, zou je dit of dat niet doen?’. Boekhouders en accountants doen dat vandaag nog niet, of veel te weinig. Ze werken nog van kwartaal naar kwartaal en lopen drie à vier maanden achter. Door met Yuki en andere programma’s te werken hebben wij dit al kunnen versnellen.”
Hoe kan ik jullie werkcultuur omschrijven?
Ken: “Ik vind dat wij een sterke cultuur hebben. Iedereen kan zichzelf zijn. Dat is organisch zo gegroeid door iedereen kansen te geven en heel open te zijn. Wij zijn niet het stropdassenkantoor. Mensen nemen we zoals ze zijn. Iedereen heeft z’n sterke en minder sterke punten. Je brengt veel tijd door met je collega’s, dus maak je er beter een fijne werkplek van waar iedereen zich thuis voelt.”
Dennis: "Geen hiërarchische structuur, met de piramide naar boven, maar eerder andersom. Medewerkers die goeie ideeën hebben, mogen die uitwerken. Tenminste als ze haalbaar zijn. Verantwoordelijkheid krijgen, maar die ook nemen. Je kan hier doorgroeien van stagiair naar dossierverantwoordelijke en leeftijd is daarbij niet belangrijk.”
Ken: “Onze medewerkers staan in de frontlinie, in rechtstreeks contact met de klant.”
Dennis: “Vroeger kwam de klant eerst bij mij langs. Nu komt hij eerst bij zijn potentiële vaste contactpersoon terecht. Die begeleidt hem van a tot z door het ganse opstartproces. Een tijdje geleden hebben we een anonieme bevraging onder onze medewerkers gedaan. Zo zijn we dan gestart met het invoeren van glijdende werkuren en thuiswerken. Bij Ge-Fibo willen we waken over een goede work-life-balans. Wij moeten op deze manier medewerkers aantrekken om te kunnen concurreren met de grote spelers.”
Vind je nog gemakkelijk mensen?
Dennis: “We vinden de laatste jaren gemakkelijk stagiairs. Vinden we gemakkelijk die witte raven, tussen de 30 en 50 met jaren ervaring? Nee, eigenlijk niet. Heel moeilijk, omdat er geen grote verschillen zijn tussen kantoren. We werken met dezelfde boekhoudprogramma’s en de fiscale wetgeving ligt nu eenmaal vast. Wij onderscheiden ons vooral door de goede werksfeer.”
Ken: “We doen dat zeker niet slecht. Wel hebben nul personeelsverloop. Binnenkort zitten we hier met 16 medewerkers.”
Ge-Fibo zet nu al een goeie drie jaar volop in op die digitalisatie, maar wat zou je anders doen met wat je nu weet?
Ken: “Sommige zaken zijn niet gelukt. Dat is normaal als je dingen uitprobeert. Als het niet goed is, moet je er op tijd de stekker uittrekken.”
Dennis: “We toetsen nieuwe dingen eerst af bij een aantal klanten die ervoor openstaan, of op onze eigen dossiers. We staan nooit op de eerste rij om een programma uit te testen. Maar we zitten wel steeds vooraan in de trein. Misschien één ding dat we anders zouden aanpakken. In het begin hebben we klanten teveel naar ons digitaal verhaal gepusht. Soms het duwtje teveel en die zijn dan teruggegaan naar de klassieke boekhouding. Elke nieuwe klant is wel een digitale klant.”
Nog veel klanten die elk kwartaal met de schoendoos langskomen?
Ken: “Nog altijd. Er zijn er die er niet willen van afstappen. Wat we wel opmerken is dat ondernemers zelf vragende partij worden om digitaal te werken. Zij ondervinden zelf ook wel dat er iets moet veranderen, want hun eigen business begint eronder te lijden.”
Dennis: “Klanten vragen meer en meer om een factuur te mailen. Ook de overheid zou hier stappen moeten nemen en grote bedrijven moeten verplichten om digitale facturen in een bepaald formaat uit te sturen. Dit zou de boekhouding een stuk eenvoudiger maken en een enorme tijdswinst opleveren.”
Hoe ziet de ideale werkdag er over drie jaar uit?
Ken: “We gaan minder op kantoor zitten en meer werken vanwaar wij dat willen. Meer videochat inzetten, nog meer persoonlijk contact met de klant hebben, en wie weet doet Virtual Reality zijn intrede in de accountancysector. Het gaat ook veel leuker zijn, omdat de focus minder op de verwerking ligt. De sector gaat meer nood hebben aan communicatieve mensen die het ondernemerschap in zich hebben, met goeie softskills en een goed analytisch denkvermogen.”
Hoe komen jullie naar buiten? Ik zie bijvoorbeeld dat jullie actief zijn op Linkedin.
Dennis: “Door aanwezig te zijn op sociale media, bij mij enkel Linkedin, creëer je een zekere naamsbekendheid. Het is vooral belangrijk dat je eigen klanten ook uitdragen dat zij met een digital-minded boekhouder samenwerken. De mond-aan-mond reclame werkt nog steeds en ook onze goeie ligging is een troef.”
Ken: “Ik hoop dat de buitenwereld ons vooral weet te appreciëren om wie we zijn. Ik ben hier dezelfde persoon als bij mijn familie en vrienden. Authentiek.”
Waar vind je de inspiratie om je kantoor te transformeren?
Ken: “Ik lees heel veel en ga regelmatig naar inspirerende evenementen.”
Dennis: “Afstemmen met andere collega’s uit de sector vind ik ook heel waardevol.”
Staan ze daarvoor open?
Dennis: “Eigenlijk zitten we allemaal in hetzelfde bad en hebben we nog weinig geheimen voor elkaar. Uiteraard heeft iedereen zijn eigen voorkeur voor een bepaalde boekhoudsoftware en hanteert elk van ons andere prijzen, maar op vlak van HR-beleid is er weinig onderscheid. We vinden allemaal moeilijk personeel. De meeste boekhouders of accountants hebben hetzelfde doel voor ogen, alleen is de weg er naartoe anders.”
Stel dat ik als kantoor nog een hele weg af te leggen heb op gebied van digitaliseren en automatiseren. Waar begin ik dan?
<Ken: “Alles start met al je processen in kaart te brengen. Je moet durven iets te veranderen en vooral op zoek gaan naar interne pioniers, die ervoor open staan. Veranderen is soms moeilijk voor de klassieke boekhoudprofielen. We zijn een beetje autistisch (lacht). Als je ziet dat er bij die kleine kern in je kantoor vooruitgang wordt geboekt, dan moet je doorduwen. Bij Ge-Fibo is dat wel gelukt. Niemand wil nog naar de vroegere werkwijze teruggaan. De mindset moet er uiteraard zijn en de zaakvoerders moeten erachter staan. Uiteraard heeft software een prijskaartje, maar je verdient dit terug met de tijd die je bespaart. En niet onbelangrijk, de job zal gewoon leuker worden”
Dennis: “De jobinhoud zal inderdaad wijzigen, maar het aantal medewerkers in een accountantskantoor gaat niet verminderen, integendeel zelfs.”
Hoe maak je tijd vrij om je voor te bereiden op de toekomst?
Ken: “Letterlijk de tijd ervoor nemen. Knopen durven doorhakken. Nee zeggen tegen andere taken. Ik heb de ruimte hiervoor gekregen.”
Dennis: “Soms moet je een stap terugzetten om er twee vooruit te zetten. Puur investeren in je eigen kantoor. Ik denk dat boekhouders dat te weinig doen. We zijn altijd klanten aan het helpen. We mogen niet vergeten dat we zelf ook een bedrijf hebben, dat ook goed moet lopen. Het prijskaartje hiervan kan je niet doorrekenen aan je klanten.
Ken: “Ik sta ervoor open om met andere boekhouders mijn kennis te delen. Wij hebben al een traject afgelegd. Wij zijn geen concurrenten van elkaar, integendeel. Ik vind dat we mekaar moeten versterken. Dat is de beste manier om in onze sector relevant te blijven.”
Dankjewel, Dennis en Ken. Ik wens jullie nog heel veel succes.