Wat zijn je boekhoudkundige verplichtingen? Een overzicht

Je boekhouding is hét instrument waarmee je een goed zicht hebt en houdt op de financiële situatie van je zaak, zodat je in staat bent om de juiste beslissingen te nemen. Maar een boekhouding voeren is ook een wettelijke verplichting voor zelfstandigen. In geval van controle moet je je cijfers duidelijk kunnen voorleggen.

Deze informatie moet je boekhouding bevatten:

Een degelijke boekhouding bevat informatie over alle inkomsten en uitgaven van je bedrijf, samen met de nodige bewijsstukken: facturen, rekeninguittreksels, afschrijvingstabellen enzovoort. Als kleine onderneming – eenmanszaken, vennootschappen onder firma en gewone commanditaire vennootschappen met een jaaromzet kleiner dan 500.000 euro excl. btw – volstaat een zogeheten ‘enkelvoudige boekhouding’.

Een enkelvoudige of vereenvoudigde boekhouding houdt in dat je een volledig overzicht bijhoudt van al je uitgaven en inkomsten:

• een verkoopdagboek: een chronologisch overzicht van je facturen, met opeenvolgende factuurnummers;
• een aankoopdagboek: een lijst met je uitgaven in functie van je zaak;
• een financieel dagboek met een kasboek – voor alle uitgaven en ontvangsten in geld – en een bankboek – voor alle uitgaven en ontvangsten via een bankrekening.
• een inventarisboek met de beschrijving en waardering van je stock.

Vervolgens geef je die zaken aan bij de overheid:

• via het deel 2 van de jaarlijkse aangifte van personenbelasting;
• via de jaarlijkse klantenlisting: een overzicht van je klanten met een Belgisch btw-nummer en de bijbehorende omzet;
• via de btw-kwartaalaangifte, waarmee je alle ontvangen en betaalde btw aangeeft.

Dat laatste geldt enkel wanneer je effectief btw aanrekent. 'Kleine ondernemingen', bedrijven die minder dan 25.000 euro per jaar omzet draaien, kunnen een vrijstelling van btw aanvragen. Let wel: ook wie gebruik maakt van de vrijstellingsregeling, moet een jaarlijkse klantenlisting indienen.

Wat is het verschil met een ‘dubbele’ boekhouding?

Naast de ‘enkelvoudige’ bestaat ook de ‘dubbele’ of volledige boekhouding. Net als bij de vereenvoudigde boekhouding moet je daarin alle inkomsten en uitgaven van je bedrijf registreren. Maar tegenover elke verrichting komt een ontvangst of betaling te staan. Transacties worden dus ‘dubbel’ geboekt.

Vennootschappen (bv’s, nv’s, cv’s …) moeten altijd een dubbele boekhouding voeren, net zoals bedrijven met een jaaromzet boven de 500.000 euro. Maar ook veel eenmanszaken maken er gebruik van, omdat je er een veel gedetailleerder beeld door krijgt van je totale bedrijfsvoering. Een dubbele boekhouding is wel veel meer werk én je bent balansplichtig. Dat betekent dat je jaarlijks je jaarrekening moet neerleggen bij de Nationale Bank (NBB).

Waarom een boekhouder geen overbodige luxe is:

In het geval van een dubbele boekhouding is een boekhouder verplicht. Maar de enkelvoudige boekhouding van een eenmanszaak zou je in theorie zelf kunnen voeren. Of dat wel zo'n goed idee is, hangt af van je kennis én van de tijd die je eraan wil spenderen.

Bovendien zijn voor een leek zelfs de verplichtingen van de enkelvoudige boekhouding allesbehalve makkelijk. Een boekhouder kan je ondersteunen bij het cijferwerk en je verplichtingen aan de overheid in orde brengen. Verder is een boekhouder een vertrouwenspersoon en adviseur:

• Je krijgt advies. En niet alleen over je kosten of belastingen, maar bijvoorbeeld ook over hoe je een financieel plan opstelt, wanneer je het best overschakelt naar een andere ondernemingsvorm, waar je privé-investeerders vindt enzovoort.
• Je krijgt een dienst op maat. Wil je bijvoorbeeld een stuk zelf doen, dan raadt je boekhouder je het boekhoudpakket aan dat geknipt is voor je bedrijfsnoden, de grootte van je bedrijf én je toekomstige groei. Ander voorbeeld: je kan gerust slechts één keer per jaar afspreken, en zelf elk kwartaal je btw aangeven.
• Je bent mee met de laatste wetgeving. Zodra er nieuwe regels zijn die je zaak winst kunnen opleveren, kan je boekhouder hier snel op inspelen. Denk maar aan nieuwe regelingen rond aftrekbare kosten, de taxshift of fiscale gunstregelingen zoals de tax shelter.